از اصول حضور در نمایشگاه باید به مدیریت زمان و بودجه اشاره کرد. در صورتی که به این موارد توجهی نشود، شرکت کننده سودی از حضور در نمایشگاه کسب نکرده و ممکن است سبب مخدوش شدن اعتبار و وجهه کاری خود شود. برای حضور موفق در نمایشگاه بهتر است برنامه‌ریزی کرده و زمان و همچنین بودجه خود را مدیریت کرد. در این مطلب قصد داریم در این خصوص صحبت کنیم و با نحوه مدیریت زمان و بودجه در نمایشگاه بیشتر آشنا شویم.

مهارت مدیریت زمان در برگزاری نمایشگاه

برخورداری از مهارت مدیریت زمان این توانایی را به افراد می‌دهد تا بدون از دست رفتن کنترل اوضاع بتوانند حجم بالایی از کارها را مدیریت نمایند. بسیاری از شرکت‌ها پس یا پیش از حضور در نمایشگاه مجبور می‌شوند چندین کار را به طور همزمان مدیریت کرده و آنها را با هم هماهنگ نمایند. برای مدیریت زمان موثر هم لازم است که فرد از توانایی قضاوت و اولویت‌بندی کارها برخوردار باشد. کسب تجربه هم در این زمینه موثر بوده و میتواند به فرد کمک کند که چه کاری را دقیقا در چه زمانی انجام دهد.

چک لیست و برنامه زمان‌بندی نمایشگاه

برای برنامه‌ریزی و به حداکثر رساندن میزان عملکرد خود در نمایشگاه، میتوان از چک لیست و برنامه زمان‌بندی موجود در این بخش استفاده کرد. البته نحوه برنامه‌ریزی میتواند با توجه به شرایط کسب و کار تغییر پیدا کند.

• فاز اول؛ یک سال پیش از برگزاری نمایشگاه

اگر قرار است در یک نمایشگاه خاص شرکت کنید و حدود یک سال زمان دارید، بهتر است در ابتدا به تنظیم استراتژی پرداخته و مقدار هزینه درون سازمانی را بر اساس استراتژی‌های بازاریابی و فروش تنظیم کنید. در این زمان بودجه‌بندی همراه با جزئیات بسیار موثر است. بهتر است غرفه نمایشگاه را هم پیش از اتمام مهلت ثبت نام رزرو کرده و خیال خود را از بابت آن آسوده نمایید.

• فاز دوم؛ 9 تا 12 ماه پیش از برگزاری نمایشگاه

در این مرحله باید اهداف مشخصی را برای نمایشگاه مشخص کنید. همچنین با شناسایی نیازهای غرفه، منابع تعیین لوازم اصلی و جانبی نمایشگاه، لوازم و اقلام تبلیغاتی و بنرها را مشخص کنید. از سوی دیگر برنامه‌هایی جهت بازاریابی نمایشگاه تعیین نمایید. برنامه باید شامل سه بخش بازاریابی پیش از رویداد، بازاریابی در هنگام رویداد و بازاریابی پس از رویداد باشد.

• فاز سوم؛ 6 الی 9 ماه پیش از برگزاری نمایشگاه

طراحی غرفه نمایشگاه را مشخص کرده و به سراغ یک شرکت طراحی مجرب در این زمینه بروید. بهتر است طراحی غرفه نمایشگاه را به صورت دیجیتالی تهیه کنید و آن را مورد بررسی قرار دهید. شرکت طراحی غرفه نمایشگاهی باید با نیازهای شما از نظر نوع طراحی، بودجه و همچنین زمان تحویل مطابقت داشته باشد. در کنار طراحی غرفه به نورپردازی هم توجه کرده و لوازم مناسبی را برای آن در نظر بگیرید. در این بازه زمانی میتوانید نسبت به هدایای نمایشگاهی که تاثیر زیادی در جذب بازدیدکننده دارند هم تصمیم‌گیری نمایید.

• فاز چهارم؛ 3 الی 6 ماه پیش از برگزاری نمایشگاه

در این فاز به سراغ سفارش هدایای تبلیغاتی رفته و نیروهای انسانی مورد نیاز برای غرفه را مشخص نمایید. همچنین بهتر است جلسات آموزشی را برنامه‌ریزی کرده و در رابطه با تحویل به موقع غرفه و اقلام بازاریابی به شرکت‌ها اطلاع دهید.

• فاز پنجم؛ 1 الی 3 ماه پیش از برگزاری نمایشگاه

بسته‌های تبلیغاتی را آماده کرده و عملیات طراحی غرفه را به اتمام برسانید. برای آموزش کارکنان و نیروهای غرفه نمایشگاهی هم برنامه‌ریزی کرده و آن را به مرحله اجرا در آورید.

• فاز ششم؛ زمان برگزاری نمایشگاه

هر روز دستورالعمل‌ها و اهداف را با پرسنل نمایشگاه مرور کرده و زمان مفید و مناسبی را برای تک تک بازدیدکنندگان غرفه نمایشگاهی اختصاص دهید.

نکات مهم برای غرفه‌سازی نمایشگاه طبق بودجه موجود

هر کسب و کاری بسته به شرایط کاری خود، بودجه خاصی را برای غرفه‌سازی و حضور در نمایشگاه در نظر می‌گیرد. حال برای اینکه بتوان طبق بودجه یک غرفه جذاب طراحی کرده و مانع از بین رفتن بودجه شد، بهتر است به چند نکته توجه شود:

1. تعیین اهداف و ایجاد لیستی از نیازهای ضروری نمایشگاه

زمانی که طراحی و راه‌اندازی غرفه نمایشگاه شروع می‌شود، ممکن است هزینه‌ها به سرعت افزایش پیدا کرده و صاحب شرکت با کمبود بودجه مواجه شود. برای همین اولین گام جهت مدیریت بودجه غرفه‌سازی نمایشگاه، تعیین اهداف و ایجاد یک لیست از نیازهای ضروری نمایشگاه است. در این مرحله پروژه طراحی نمایشگاه با مشخص شدن فلسفه ایجاد نمایشگاه و منابع مرتبط با آن آغاز شده و سپس به بررسی اهداف، بودجه، جدول زمانی و سایر منابع و محدودیت‌ها می‌رسد. این کار باعث می‌شود تا تیم در زمان تخصیص بودجه، اولویت‌های درستی را انتخاب کرده و به هر کدام بودجه مناسبی را اختصاص دهد.

2. همکاری با شرکت‌های طراحی غرفه نمایشگاهی مجرب

برای دستیابی به بهترین نتیجه در غرفه‌سازی نمایشگاه بهتر است به سراغ یکی از بهترین شرکت‌های طراحی و راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی رفته و از تجربیات و تخصص آنها در این زمینه استفاده کرد. کارشناسان این شرکت‌ها از دانش و تخصص بالایی در این حوزه برخوردار هستند و میتوانند موثرترین و اقتصادی‌ترین راه جهت دستیابی به اهداف حضور در نمایشگاه را شناسایی نمایند. از سوی دیگر خدمات این شرکت‌ها به گونه‌ای است که سبب کاهش مخارج غیر ضروری شده و میتواند چالش‌های پیش رو را به حداقل برساند.

در رابطه با مزایای همکاری با شرکت‌های طراحی غرفه نمایشگاهی مجرب میتوان به پرهیز از مذاکرات وقت‌گیر قراردادهای فرعی اشاره کرد. همچنین در این شرایط زمان کمتری جهت تماس‌های تلفنی و جلسات بین چند طرف صرف می‌شود. به طور کلی شرکتی که پروژه طراحی نمایشگاه را از ابتدا تا انتها به بهترین شکل مدیریت می‌کند، سبب صرفه‌جویی در زمان و هزینه صاحب کسب و کار می‌شود.

3. پایبندی به برنامه طراحی نمایشگاه

دنیای طراحی نمایشگاه همواره با ایده‌های نوآورانه و جدیدی همراه است. حال برای مدیریت بودجه در نمایشگاه باید از موارد غیر ضروری چشم پوشی کرده و به برنامه موجود پایبند ماند. چرا که هر تغییر کوچکی در طراحی غرفه نمایشگاهی میتواند سبب افزایش هزینه شود. البته این موضوع به معنای عدم تغییر در حین تکمیل پروژه نیست. تنها باید توجه داشته باشید که از مسیر برنامه‌ریزی شده خارج نشوید و در آن باقی بمانید.

از سوی دیگر جهت مدیریت بودجه در طراحی غرفه نمایشگاه بهتر است مقداری از بودجه را از قبل کنار بگذارید تا برای ایجاد تغییرات ضروری و تاثیرگذار بتوانید از آن استفاده نمایید. در صورتی که تغییرات مورد نظر سبب افزایش انعطاف‌پذیری غرفه نمایشگاهی شوند، میتوانند در برنامه لحاظ شوند.

4. سرمایه گذاری روی اقلام بادوام و قابل تعمیر

کسب و کارهایی که دائما در حال شرکت در نمایشگاه‌های مختلف هستند، بهتر است به مواد و اقلام استفاده شده در غرفه‌سازی نمایشگاه توجه داشته باشند. در صورتی که از مواد بادوام و قابل تعمیر جهت طراحی نمایشگاه استفاده شود، میتوان از آنها مجددا استفاده کرده و از این طریق هزینه نمایشگاه را کنترل کرد. از سوی دیگر باید به شرایط ذخیره‌سازی و حمل و نقل آنها توجه شود و هزینه لازم جهت این امور در نظر گرفته شود.

ریز اقلام بودجه نمایشگاهی

یکی از مطالب منتشر شده در مجله اگزیبیتور، به بررسی ریزاقلام بودجه نمایشگاهی اشاره دارد. این مجله از 400 شرکت نظرسنجی کرده و سهم هر بخش از کل بودجه نمایشگاهی را به دست آورده است. صاحبان کسب و کار با بررسی این آمار میتوانند نسبت به سهم مورد نیاز برای هر بخش اطلاع پیدا کرده و از این طریق بودجه خود را به خوبی کنترل نمایند.

• حمل و نقل: در چند سال اخیر هزینه حمل و نقل سازه‌های نمایشگاهی بین 9 الی 13 درصد در نوسان بوده است. برای همین سهم حمل و نقل از کل بودجه نمایشگاه را میتوان چیزی در حدود 10 درصد عنوان کرد.
• طراحی گرافیک: در حال حاضر طراحی گرافیک غرفه نمایشگاهی حدود 6 درصد از کل بودجه نمایشگاه را به خود اختصاص می‌دهد. بسیاری از غرفه‌داران به سراغ طراحی و گرافیک دیجیتال رفته و نسبت به گذشته این میزان سهم را کاهش داده‌اند.
• تبلیغات نمایشگاهی: رقم اختصاص یافته به هزینه تبلیغات نمایشگاهی از سال 1988 تا به امروز حدود چند درصد افزایش یافته و در حال حاضر به میزان 6 درصد رسیده است. این افزایش نشانگر رشد فعالیت‌های تبلیغاتی شرکت‌ها به امید جذب بازدیدکنندگان بیشتر است.
• طراحی و ساخت غرفه: سهم طراحی غرفه از کل بودجه نمایشگاه از سال 1998 به شدت کاهش پیدا کرده است. در آن سال این سهم حدود 23 درصد بوده است. دلیل کاهش سهم طراحی و غرفه نمایشگاه هم نشانگر میزان افزایش استفاده از غرفه‌های از پیش ساخت است.
• خدمات نمایشگاهی: در سال 1998 خدمات نمایشگاهی حدود 22 درصد از کل بودجه نمایشگاهی را به خود اختصاص داده بوده است. اما در حال حاضر این سهم نیز کمی کاهش پیدا کرده است.
• سایر هزینه‌ها: در رابطه با میزان سهم سایر هزینه‌ها در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاه هم میتوان به 5 الی 6 درصد از کل سرمایه موجود اشاره کرد.

جمع بندی

مدیریت بودجه و زمان در نمایشگاه امر بسیار ضروری و مهمی است. برای این کار هم باید برنامه‌ریزی کرده و از ابتدا تا انتهای کار طبق همان برنامه پیش رفت. جهت مدیریت بودجه و زمان در نمایشگاه حتما به نکات اشاره شده در متن توجه داشته باشید. در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر هم میتوانید از کارشناسان تیم تشریفات سارینا کمک بگیرید.