جهت حضور موفق در نمایشگاه باید به موارد زیادی توجه شود. توجه به اقدامات پیش از برگزاری، در حین برگزاری و پس از برگزاری نمایشگاه تاثیر به سزایی در پیشبرد اهداف شرکت دارد. در این مطلب قصد داریم در رابطه با اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه صحبت کنیم و به موارد مهم در این خصوص اشاره نماییم.

چک لیست اقدامات لازم برای برگزاری نمایشگاه

تهیه چک لیست یکی از مهمترین اقداماتی است که پیش از برگزاری نمایشگاه و برپایی غرفه نمایشگاهی باید انجام شود. در این بخش به چک لیست اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه اشاره می‌نماییم.

1. ثبت نام در نمایشگاه

اگر تصمیم جدی برای شرکت در نمایشگاه دارید، باید خیلی سریع نسبت به ثبت نام در نمایشگاه و رزرو غرفه اقدام نمایید. این اولین گام جهت حضور در نمایشگاه است. برای ثبت نام هم باید از راه‌های موجود نظیر سایت یا تماس تلفنی با ستاد برگزاری نمایشگاه اقدام کنید. در صورتی که در انجام این کار تعلل کنید، ممکن است با پر شدن ظرفیت نمایشگاه مواجه شوید و شانس حضور در نمایشگاه را از دست بدهید.

2. تعیین اهداف

مهمترین اصل جهت حضور موفق در نمایشگاه، تعیین اهداف است. برخی از شرکت‌ها با هدف ارائه و نمایش محصولات جدید در نمایشگاه شرکت می‌کنند. برخی دیگر هم تنها قصد شناخته شدن برند خود را دارند. برای همین در ابتدای کار بهتر است هدف خود از حضور در نمایشگاه را مشخص نمایید تا بتوانید به شکل موثر و مفید در نمایشگاه حاضر شوید.

3. طراحی ساختار غرفه

طراحی غرفه نمایشگاهی از اهمیت زیادی برخوردار است. چرا که در نمایش محصولات و خدمات و همچنین جذب مخاطبان تاثیر بسزایی دارد. غرفه نمایشگاهی باید به گونه‌ای طراحی شود که پرسنل و بازدیدکنندگان به راحتی در آن تردد کرده و از خدمات یا محصولات دیدن نمایند. در غرفه‌سازی نمایشگاه، ظاهر و کیفیت غرفه از اهمیت زیادی برخوردار است. همچنین باید به مسائل فنی توجه زیادی شود تا در حین برگزاری نمایشگاه مشکلی ایجاد نگردد. برخی از غرفه‌های نمایشگاهی از پیش ساخته هم وجود دارد که از آنها میتوان استفاده کرد. استفاده از غرفه‌های پیش ساخته بسیار آسان است و نیازی به نصب و دغدغه اجرا ندارند.
جهت طراحی غرفه نمایشگاهی از ایده‌های جدید برای ظاهر و گرافیک غرفه استفاده نمایید. هر چقدر ظاهر غرفه جذاب‌تر و حرفه‌ای‌تر باشد، شانس جذب بازدیدکنندگان بیشتر افزایش پیدا می‌کند. در کنار ظاهر غرفه باید به امنیت، ایمنی و راحتی پرسنل توجه داشته باشید تا غرفه از بیشترین کارایی برخوردار شود.

4. آماده کردن تیم حرفه‌ای

یکی از اقدامات مهم قبل از برگزاری نمایشگاه، آماده کردن تیم یا نیروهای غرفه نمایشگاه است. در این مرحله باید در رابطه با نیروهای غرفه‌دار به خوبی تصمیم‌گیری شود. هر چقدر افراد متخصص‌تر و حرفه‌ای‌تری برای این کار انتخاب شوند، شرکت میتواند اهداف خود را عملی‌تر سازد. نیروهای نمایشگاهی شامل مهماندار، اینفو، مترجم، خدمات و غیره هستند. این افراد باید اصول برخورد با بازدیدکنندگان را بلد باشند و به بهترین شکل ممکن از آنها پذیرایی نمایند.
در خصوص اقدامات لازم برای پرسنل نمایشگاهی باید به مشخص کردن تعداد و جایگاه آنها اشاره کرد. این که قرار است چه تعداد نیرو در غرفه نمایشگاهی حاضر شده و در چه مکانی از غرفه قرار بگیرند، باید پیش از برگزاری نمایشگاه تصمیم‌گیری شود.

5. تفکیک مسئولیت‌ها

پس از مشخص کردن نیروهای غرفه، باید به سراغ تفکیک مسئولیت‌ها و تقسیم وظایف پرسنل غرفه بروید. مشخص کردن مسئولیت هر فرد و وظایفی که در طی برگزاری نمایشگاه بر عهده دارد، از مهمترین اقدامات پیش از برگزاری نمایشگاه است. برای این کار بهتر است یک چک لیست از وظایف و مسئولیت‌های افراد حاضر شود تا همه چیز مطابق با برنامه پیش برود.

6. تعیین روند کار و نحوه معرفی خدمات

از دیگر اقدامات مهمی که پیش از برگزاری نمایشگاه باید به آن توجه داشته باشید، مشخص کردن روند کار است. اینکه قرار است چه محصولات یا خدماتی در معرض نمایش قرار داده شوند و چه اطلاعاتی در اختیار مخاطبان قرار بگیرد، باید از قبل مشخص گردند. برای تمام این موارد باید برنامه مشخصی را تدارک دیده و آنها را به صورت روتین با اعضای تیم مرور کرد. این کار باعث می‌شود تا هرگونه نقص و مشکلی شناسایی شود و با همفکری اعضای تیم حل و فصل گردد.

7. اطلاع رسانی و تبلیغات

تبلیغات قبل از رویداد بسیار مهم است. برای همین پیش از برگزاری نمایشگاه به تبلیغات و اطلاع‌رسانی در خصوص حضور خود در نمایشگاه بپردازید. برای این کار هم میتوانید از شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. با درج پست در رسانه‌های اجتماعی، ساخت تیزرهای تبلیغاتی، بنر و غیره میتوانید مخاطبان را از حضور خود در نمایشگاه مطلع سازید. اطلاع‌رسانی و تبلیغات میتواند حدود یک هفته پیش از برگزاری نمایشگاه انجام شود.
اگر مشتریان خاصی دارید، بهتر است پیش از برگزاری نمایشگاه با آنها تماس حاصل کرده و حضور خود را از این طریق اطلاع دهید. ارسال دعوتنامه برای مشتریان قدیمی و افرادی که احتمال تبدیل شدنشان به مشتری زیاد است، اقدام موثری در خصوص برگزاری هرچه بهتر نمایشگاه است.

8. آماده‌سازی اقلام تبلیغاتی و سازه‌های نمایشگاهی

در زمان برگزاری نمایشگاه باید به پخش کاتالوگ، بروشور و پوستر بپردازید تا افراد از خدمات و محصولات شما به خوبی مطلع شوند. آماده‌سازی مواد تبلیغاتی هم باید پیش از برگزاری نمایشگاه انجام شود. چند روز قبل از برگزاری نمایشگاه باید به چاپ کاتالوگ، پوستر، بروشور و سایر مواد تبلیغاتی بپردازید. طراحی پوستر و کاتالوگ باید به نحوی باشد که تمام اطلاعات لازم را به مخاطب منتقل نماید. در کنار آماده‌سازی اقلام تبلیغاتی، سازه‌های نمایشگاهی مورد نیاز را مشخص کرده و آنها را آماده نمایید. برای مثال جهت درج پوستر در غرفه نمایشگاهی بهتر است از استندهای جذاب و حرفه‌ای در این خصوص استفاده کنید تا بنر یا پوستر به شکل بهتری در معرض نمایش قرار بگیرد. استفاده از المان‌های بصری، لوازم نورپردازی مناسب و دیگر سازه‌های نمایشگاهی را نیز فراموش نکنید و راجع به آنها تصمیم بگیرید.

9. آماده‌سازی هدایای تبلیغاتی

در صورتی که قصد دارید در حین برگزاری نمایشگاه از گیفت یا هدایای تبلیغاتی استفاده کنید، باید پیش از برگزاری نمایشگاه در رابطه با آنها تصمیم‌گیری نمایید. گیفت نمایشگاهی باید دارای یک سری خصوصیات و ویژگی‌ها باشد تا بیشترین تاثیر را بر روی مخاطب بگذارد. این اقلام جنبه تبلیغاتی دارند و باید به این موضوع توجه ویژه‌ای شود.

مدیریت خدمات پذیرایی پیش از برگزاری نمایشگاه

در صورتی که قصد دارید از مهمانان و بازدیدکنندگان غرفه نمایشگاه پذیرایی کنید، باید در رابطه با خدمات پذیرایی قبل از برگزاری رویداد تصمیم‌گیری نمایید. در این بخش به چند اقدام مهم در این خصوص اشاره می‌کنیم.
• تعیین فضای مناسب جهت پذیرایی: برای پذیرایی از مهمانان بهتر است یک بخش از غرفه را به این کار اختصاص دهید. در نظر گرفتن فضای پذیرایی مناسب با مبلمان و تجهیزات راحت میتواند حس خوبی را به مهمانان انتقال نماید.
• فراهم کردن مواد غذایی: بسیاری از افراد جهت پذیرایی از مهمانان غرفه نمایشگاه، از فینگر فودهای نمایشگاهی استفاده می‌کنند. برای پذیرایی از بازدیدکنندگان با فینگر فودهای نمایشگاهی، باید از قبل برنامه‌ریزی کرده و مواد مورد نظر را انتخاب کرد. سرو نوشیدنی‌های مختلف همچون قهوه و چای هم میتواند در پذیرایی از مهمانان بسیار مفید واقع شود.
• آموزش کارکنان پذیرایی: مهمانداران غرفه نمایشگاه باید نحوه برخورد با مشتریان و پذیرایی از آنها را بلد باشند. در صورت لزوم باید به آموزش آنها پرداخته و تمام اطلاعات لازم را به آنها منتقل کرد. جهت مدیریت خدمات پذیرایی میتوان یک مدیر تعیین کرده تا مسئولیت نظارت بر تمام جوانب پذیرایی را بر عهده بگیرد.
• استفاده از گل و دکوراسیون مناسب: میز پذیرایی بهتر است به بهترین شکل ممکن دیزاین شود تا تاثیر خوبی بر روی مخاطب بگذارد. برای این کار میتوان از گل و شمع‌های مناسب استفاده کرده و یک فضای دلنشین جهت سرو نوشیدنی و غذا ایجاد کرد.

چک لیست ملزومات تبلیغاتی نمایشگاه

– پوسترها و بنرها با طراحی جذاب و اطلاعات کاربردی
– کاتالوگ و بروشور حاوی اطلاعات مفید در رابطه با محصولات و خدمات
– کارت ویزیت و ارائه نمونه محصول
– تدارک ویدیو و انیمیشن‌های تبلیغاتی
– استفاده از تجهیزات نمایشگاهی همچون تلویزیون و نمایشگر
چک لیست اقلام تزئینی نمایشگاه
– پرچم و بنر جهت جلب توجه بازدیدکنندگان
– گل و گلدان جهت زیبایی و تزئین فضای غرفه نمایشگاه
– نورپردازی مناسب جهت جلب توجه و نمایش بهتر محصولات
– فرش با طراحی منحصربفرد به عنوان کفپوش غرفه نمایشگاه
– تزئینات فصلی مرتبط با فصل یا رویداد خاص همچون نوروز، یلدا و غیره
تجهیزات عمومی نمایشگاه
– چراغ و اتصالات برقی جهت نصب تجهیزات الکترونیکی و لوازم نورپردازی
– صندلی، میز یا مبلمان جهت مذاکره با مهمانان
– سیستم گرمایشی یا سرمایشی
– سطل زباله در نقاط مناسب و غیره

جمع بندی

در این مطلب با مهمترین اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه آشنا شدیم. در صورتی که به تمام موارد اشاره شده توجه شود، نمایشگاه به بهترین شکل ممکن برگزار شده و صاحب غرفه در حین برگزاری با مشکل یا کمبود چیزی مواجه نمی‌شود. از جمله اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه باید به تعیین هدف، ثبت نام و رزرو غرفه، طراحی غرفه، تعیین پرسنل و آموزش آنها، تهیه اقلام تبلیغاتی و تهیه گیفت اشاره کرد. جهت تجهیز غرفه نمایشگاهی خود میتوانید از خدمات تیم تشریفاتی سارینا استفاده نمایید.