از مهمترین اقدامات جهت حضور موفق در نمایشگاه، ساخت غرفه یا غرفه‌سازی است. شرکت‌هایی که در نمایشگاه داخلی یا خارجی شرکت می‌کنند، باید به غرفه‌سازی اهمیت دهند و یک غرفه جذاب و استاندارد را طراحی نمایند. از آنجایی که ساخت غرفه کار هر کسی نبوده و نیاز به توجه به استانداردهای زیادی دارد، بسیاری از افراد برای این کار به سراغ شرکت‌های متخصص در این زمینه می‌روند. این شرکت‌ها طراحی و ساخت غرفه را در چندین مرحله انجام داده و از بهترین متریال برای این کار استفاده می‌نمایند. در ادامه مطلب به بررسی مراحل غرفه‌سازی نمایشگاه پرداخته و با نحوه طراحی آن آشنا خواهیم شد.

غرفه نمایشگاه و اهمیت طراحی آن

غرفه نمایشگاه به فضایی گفته می‌شود که توسط یک سازه در یک مکان مشخص قالب‌بندی می‌شود. شرکت‌ها در غرفه خود به ارائه خدمات و معرفی محصولات خود می‌پردازند و آنها را در معرض دید عموم قرار می‌دهند. طراحی غرفه باید به گونه‌ای باشد که از تمام فضای آن بتوان به خوبی استفاده کرده و محصولات یا خدمات را به بهترین شکل ممکن عرضه کرد. از سوی دیگر طراحی غرفه یا غرفه‌سازی باید به گونه‌ای باشد که منجر به جذب بازدیدکنندگان بیشتری شود. چه بسا بسیاری از افراد در ابتدا جذب طراحی و دیزاین غرفه شده و سپس برای ورود به داخل غرفه اقدام می‌کنند. از این رو طراحان همواره سعی در استفاده از راهکارهای خلاقانه در غرفه‌سازی دارند. یک غرفه نمایشگاهی استاندارد باید بتواند در کنار جذب مخاطب و فراهم کردن فضای مناسب برای نمایش کالاها، یک مکان آرام و مناسب را برای اسکان و استراحت افراد فراهم نماید.

مراحل اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی

غرفه‌سازی نمایشگاه شامل چندین مرحله است که هر یک از این مراحل هم شامل زیر مرحله‌های متعددی هستند. در این بخش به بررسی مراحل اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی می‌پردازیم.

1. برنامه ریزی

در مرحله اول باید به برنامه‌ریزی و مفهوم‌سازی پرداخته و یک برنامه استراتژی برای این کار تدوین کرد. غرفه نمایشگاهی استراتژیک و بازاریابی شده میتواند پیام برند و هدف را به خوبی منتقل کرده و مخاطبان هدف را درگیر نماید. برای این کار هم نیاز به شناخت برند و اهداف، تحقیق، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی دقیق است:

• شناخت برند و اهداف: پیش از هر کاری باید نسبت به برند و هدف آن از حضور در نمایشگاه درک عمیقی پیدا کرد.
• تحقیق: منظور از تحقیق، مطالعه عملکردهای گذشته نمایشگاه، درک استراتژی‌های رقبا و انتظارات مخاطبان است.
• تخصیص فضا و برنامه‌ریزی برای چیدمان: فضای موجود باید اندازه‌گیری شده و مواردی همچون ارتفاع، نزدیکی به ورودی و خروجی‌ها و جایگاه‌های مجاور مشخص شود. همچنین باید در رابطه با مناطق تعاملی تصمیم‌گیری شود.
• انتخاب تم غرفه: موضوع غرفه باید با هویت برند و پیام هدف همخوانی داشته باشد.
• ایجاد جدول زمانی: با یک جدول زمانی دقیق میتوان تضمین کرد که هر یک از مراحل غرفه‌سازی در زمان مشخصی انجام می‌شود.
• برنامه‌ریزی اضطراری: در طی عملیات غرفه‌سازی ممکن است چالش‌های پیش بینی نشده‌ای به وجود آید. با داشتن یک طرح اضطراری میتوان تضمین کرد که پروژه در مسیر خود باقی مانده و مشکلی در غرفه‌سازی ایجاد نمی‌شود.

2. طراحی غرفه

پس از برنامه‌ریزی‌های اولیه و تحقیقات کامل، مرحله طراحی آغاز می‌شود. طراحی غرفه باید به گونه‌ای باشد که هم از نظر زیبایی شنایی مناسب بوده و هم با هویت برند همسو باشد.

• طراحی اولیه: در طرح اولیه ساختار و ویژگی‌های اصلی غرفه مشخص می‌شود. این طرح‌ها به عنوان نقطه شروع طراحی عمل می‌کنند.
• رندرهای سه بعدی: در حال حاضر اغلب طراحان از نرم افزار جهت ایجاد رندرهای سه بعدی استفاده می‌کنند. این ابزارها دید واقعی از غرفه را ارائه کرده و یک تصویر واضح از محصول نهایی را مشخص می‌کنند.
• انتخاب متریال: زیبایی و گیرا بودن غرفه تا حد زیادی به متریال ساخت آن بستگی دارد. در این مرحله باید مواد مصرفی اصلی نظیر چوب یا فلز مشخص شود.

3. انتخاب مواد

این مرحله نیاز به ترکیبی از تخصص فنی و هنری دارد تا اطمینان حاصل شود که غرفه هم از نظر کاربرد و هم بصری قابل توجه است. مواد انتخاب شده در غرفه‌سازی نه تنها جذابیت و زیبایی غرفه را مشخص می‌کنند، بلکه دوام و عملکرد آن را نیز تعیین می‌کنند.

• کارایی و دوام مواد: بسته به نیازهای غرفه ممکن است از موادی همچون چوب، فلز، شیشه و یا اکریلیک برای غرفه‌سازی استفاده شود. با انتخاب درست مواد میتوان از تخریب غرفه در طول زمان برگزاری نمایشگاه جلوگیری کرد.
• جذابیت و زیبایی شناختی مواد: نمای بیرونی غرفه نقش مهمی در طراحی کلی آن دارد. استفاده از لمینت‌های براق میتواند یک ظاهر مدرن در غرفه ایجاد کند. در حالی که چوب یک حالت روستایی با حس نوستالژی به غرفه می‌دهد.
• پایداری متریال: در حال حاضر اغلب طراحان استفاده از مواد سازگار با محیط زیست را در اولویت قرار می‌دهند. در این رابطه میتوان به فلزات قابل بازیافت، بامبو و … اشاره کرد.

4. ساخت و اجرای غرفه

در مرحله چهارم از غرفه‌سازی، نوبت به ساخت و ساز غرفه می‌رسد. در این مرحله برنامه‌ها و ایده‌ها از روی کاغذ به اجرا در می‌آیند و جایگاه غرفه شروع به شکل‌گیری می‌کند.

• ساختمان سازه: صنعتگران و تکنسین‌های ماهر ساختار اولیه غرفه را با شروع از پایه و چارچوب مونتاژ می‌کنند.
• راه‌اندازی سیستم برق و روشنایی: پس از آن سیستم‌های الکتریکی در پایه یکپارچه و نصب می‌شوند. در این مرحله باید اطمینان حاصل شود که لوازم روشنایی، نمایشگرها و سایر تجهیزات برقی قادر به دریافت برق لازم هستند. سیم‌کشی مناسب و بررسی موارد ایمنی جهت جلوگیری از هرگونه اتفاق در غرفه بسیار مهم است.
• تکمیل سطح: زمانی که ساختار اصلی در جای خود قرار بگیرد، سطوح با مواد انتخابی اعم از لمینت، پارچه و رنگ تکمیل می‌شوند. این مرحله تاثیر زیادی بر روی جذابیت بصری غرفه دارد.
• افزودن جزئیات به غرفه: افزودن نام تجاری، لوگو و غیره در این مرحله انجام می‌شود. این موارد بر روی شناخت برند و زیبایی‌شناسی غرفه تاثیر دارد.

5. گرافیک و برندسازی

مرحله پنجم از غرفه‌سازی نمایشگاه به گرافیک و برندسازی آن مربوط است. در این مرحله اطمینان می‌شود که هر عنصر بصری روی غرفه با هویت برند همسو است و پیام آن را به خوبی منتقل می‌کند.

• افزودن لوگو در جای مناسب: لوگوی برند باید به طور برجسته‌ای نمایش داده شود. برای همین باید در یک مکان مناسب نصب شود. لوگو میتواند بر روی بنر و یا بر روی یک پایه نصب شده تا توجه بیننده را به خود جلب نماید.
• رنگ‌بندی مناسب: رنگ‌ها نقش مهم و اساسی در برندسازی غرفه دارند. اغلب شرکت‌ها از رنگ سازمانی خود برای غرفه‌سازی استفاده می‌کنند. با این حال امکان استفاده از رنگ‌های دیگر نیز برای طراحی و گرافیک غرفه وجود دارد.

6. مونتاژ و نصب غرفه

در مرحله ششم فرآیند مونتاژ و راه‌اندازی غرفه در محل صورت می‌گیرد. در این مرحله نیاز به توجه به جزئیات زیادی است تا اطمینان حاصل شود که غرفه آماده حضور بازدیدکنندگان مختلف است.

• حمل و نقل: اجزای غرفه باید با دقت بسته‌بندی شده و به محل نمایشگاه انتقال داده شوند. در این زمان اطمینان از حمل و نقل ایمن برای جلوگیری از هرگونه آسیب به مواد بسیار مهم است.
• مونتاژ در محل: پس از ورود اجزای غرفه به محل، عملیات مونتاژ و نصب غرفه آغاز می‌شود. این کار توسط یک تیم تکنسین و کارگران ماهر انجام می‌شود که بر روی کلیه کارها به خوبی نظارت می‌کنند.
• راه‌اندازی سیستم الکتریکی: تمام قطعات الکتریکی باید در جای خود قرار گرفته و تست شوند. این مرحله نیاز به دقت زیادی دارد تا هیچ خسارتی در طول نمایشگاه به نیروهای غرفه و همچنین بازدیدکنندگان وارد نشود.
• تست نهایی: زمانی که ساختار اصلی در جای خود قرار بگیرد، کارهای نهایی انجام می‌شود. این شامل چیدمان مبلمان و سایر لوازم غرفه است.
• بررسی کیفیت: پیش از شروع نمایشگاه باید به بررسی کیفیت غرفه پرداخته شود و تمام موارد مورد بررسی قرار بگیرند.

چند نکته مهم برای غرفه‌سازی

• فضای کافی برای محصولات منتخب خود در نظر داشته باشید.
• از چیدمانی منظم با تبعیت از دو الی سه رنگ مکمل استفاده کنید.
• تعداد پرسنل و نیروی غرفه نمایشگاه را طبق فضای موجود انتخاب کنید.
• فضای مناسب جهت مشاوره و صحبت با مشتریان و مهمانان غرفه در نظر بگیرید.
• به محل مناسب برای قرارگیری نیروی اینفو یا اینفورمیشن توجه داشته باشید.
• نورپردازی غرفه را به شکل اصولی و استاندارد انجام دهید و به وجود نور کافی در غرفه اهمیت دهید.
• از تجهیزات مناسب برای غرفه نمایشگاهی خود بهره ببرید. این تجهیزات را میتوانید از شرکت‌های خدماتی در این زمینه اجاره نمایید.

جمع بندی

غرفه‌سازی نمایشگاه شامل چندین مرحله مختلف است که در متن به بررسی آنها پرداخته شد. نحوه ساخت غرفه نمایشگاهی و مراحل آن بستگی به تیم طراح دارد. با این حال بسیاری از مراحل و اقدامات جزو موارد اصلی غرفه‌سازی محسوب می‌شوند و باید مورد توجه قرار بگیرند. جهت تجهیز غرفه نمایشگاهی خود و ارائه بهترین خدمات نمایشگاهی میتوانید از گروه تشریفات سارینا در این رابطه کمک بگیرید و یک حضور موفق و کارآمد در نمایشگاه داشته باشید.