سالهاست که صنعت تجارت با برگزاری نمایشگاه‌ها،  فرصتی را جهت معرفی و دیده شدن شرکت‌ها و مجموعه‌ها فراهم نموده است.

از طرفی هم کسب و کارها تمام تلاش خود را می‌کنند تا با حضور در نمایشگاه‌های مرتبط بتوانند خدمات و محصولات خود را به صورت حضوری معرفی و تبلیغ نمایند.

اما به دلیل رقابت تنگاتنگ میان شرکت‌ها، تنها حضور در این نمایشگاه‌ها کافی نبوده و برای جذب مخاطب بیشتر لازم به مدیریت صحیح و منظم غرفه به همراه برنامه‌ریزی اصولی و هدفدار می‌باشد، که یکی از نشانه‌های مدیریت قوی و درست در این زمینه، درنظر گرفتن شرایط و تدارکات پذیرایی از میهمانان غرفه است. زیرا غرفه شما در نمایشگاه‌، نمادی از شرکت و خدمات شما محسوب می‌شود.

علاوه براین، معمولا مسئولین و مدیران به دلیل مشغله‌های فراوان کاری، زمانی برای اینگونه برنامه‌ریزی‌ها و تدارکات نداشته و نیازمند دریافت کمک از شرکت‌های تشریفاتی و پذیرایی و استفاده از امکانات آنها می‌باشند.

این نوع شرکت‌های تشریفاتی و خدمات پذیرایی با رعایت کامل نکات و آداب پذیرایی و استفاده از پرسنل مجرب و ماهر در روابط عمومی مسئولیت این بخش را برعهده خواهندگرفت.

اگر به عنوان یک کافرما، قصد حضور در نمایشگاه و استفاده از خدمات پذیرایی را دارید، بهتر است درابتدا  اطلاعات جامعی را در این زمینه کسب کنید تا بتوانید با دانش کامل‌تری نسبت به انتخاب گروه‌پذیرایی مورد نظر اقدام به همین دلیل این مقاله را نگارش کرده‌ایم تا شما را با تعدادی از نکات قابل توجه و مهم پذیرایی و میزبانی در غرفه‌های نمایشگاهی آشنا کنیم.

نکات مهم پذیرایی در غرفه نمایشگاهی

• برای پذیرایی میهمانان از افراد با تجربه و آداب‌دان در این زمینه استفاده بفرمایید.
• نظافت محل پذیرایی، ظروف و…. از کلیدی‌ترین نکات پذیرایی می‌باشد.
• برای شروع پذیرایی حتما از نوشیدنی‌های سرد یا گرم مناسب فصل و شرایط نمایشگاه استفاده کنید.
• می‌توانید در کنار نوشیدنی، از شیرینی‌های کوچک مانند کوکی که امکان خوردن آنها در یک مرحله وجود داشته و نیاز به ظروف خاصی ندارند نیز، استفاده نمایید.
• درصورت تمایل می‌توانید از پک‌ها و بسته بندی‌های مخصوص برای میوه و یا تنقلات استفاده کنید.
• ترجیحا از لیبل اختصاصی برند خود، روی بسته‌های تنقلات یا کارد و چنگال و دستمال کاغذی‌ها استفاده کنید تا مدام در محدوده دید بازدیدکننده قرار بگیرد.
• می‌توانید هدایای کوچک تبلیغاتی مرتبط با محصول یا خدمات خود را تهیه و به میهمانان تقدیم کنید.
• حتما از تعدادی صندلی در غرفه برای میزبانی استفاده کنید.
• اطلاعات کافی در مورد زمینه خدمات و محصولات و نمایشگاه، در اختیار شرکت تشریفاتی قرار دهید.
• منوی پذیرایی و غذایی خود را بر اساس نوع نمایشگاه ( داخلی یا بین المللی) تعیین نمایید.
• اگر امکان حضور میهمان خارجی در غرفه شما وجود دارد، از یک مترجم برای برقراری بهتر ارتباط، کمک بگیرید.
• از غذاهای کم حجم و با امکان میل آسان مانند فینگرفودها برای پذیرایی استفاده کنید.
• برای سرو بهتر نوشیدنی‌ها می‌توانید از بارمن و باریستا کمک بگیرید.
• درصورت تمایل، از تجهیزات اجاره‌ای خدمات پذیرایی مانند دستگاه‌های قهوه‌ساز، آب‌سردکن و….. استفاده نمایید.

نتیجه

بسیاری از مردم، بازدید از نمایشگاه را برای کسب اطلاعات و خرید محصول یا خدمات مورد نیاز خود انتخاب می‌کنند. زیرا یک نمایشگاه از مجموعه ای عظیم از ارائه‌دهندگان یک نوع محصول یا خدمات تشکیل شده و این تنوع، خرید و انتخاب را برای انواع سبک سلیقه‌ها بسیار آسان‌تر می‌کند. از طرفی نیز، ارائه حضوری و لمس یک محصول و برقراری ارتباط کلامی با مسئولان،  بسیار تاثیر بیشتری نسبت به سایر روش‌های تبلیغاتی و معرفی برمخاطب میگذارد.

لذا شرکت کنندگان نمایشگاه‌ها و غرفه‌داران نیز می‌بایست با مدیریت اصولی و صحیح غرفه خود بتوانند محصول و خدمات خود را به گونه‌ای جذاب برای بازدیدکنندگان ارائه و فروش بیشتری را نصیب خود کنند.

حال اگر متمایل به شرکت در نمایشگاه و معرفی مجموعه خود هستید، باید درنظر داشته باشید رعایت نکات مهم پذیرایی در غرفه و استفاده از یک شرکت تشریفات و خدمات پذیرایی ماهر و مسلط در این زمینه، یکی از راهکارهایی ست که باعث پیشی گرفتن شما از سایر رقبایتان خواهد شد.