اولین گام برای حضور در یک نمایشگاه داخلی یا خارجی، اجاره فضای مناسب برای غرفه است. پس از آن هم باید به سراغ طراحی و ساخت غرفه رفته تا محصول یا خدمات به بهترین شکل ممکن در معرض دید عموم قرار بگیرند. غرفه‌ها باید بر اساس نیازها و اهداف کارفرما طراحی شوند و با محیط و خدمات سازگاری داشته باشند. از این رو بهترین کار جهت غرفه‌سازی نمایشگاه، کمک گرفتن از شرکت‌های فعال در این زمینه است. حال سوالی که برای بسیاری از افراد مطرح است این است که هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه به چه صورت است و شرکت‌های فعال در این زمینه چه میزان هزینه‌ای را دریافت می‌نمایند؟ در این مطلب به بررسی این موضوع پرداخته و با عوامل موثر بر قیمت غرفه‌سازی نمایشگاه آشنا خواهیم شد.

اهمیت اطلاع از هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه

بسیاری از صاحبان کسب و کارها با نزدیک شدن به تاریخ برپایی نمایشگاه، به فکر غرفه‌سازی افتاده و به سراغ شرکت‌های فعال در این زمینه می‌روند. موضوعی که در اینجا حائز اهمیت است این است که برآورد و بررسی هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه بهتر است در زمان بهتری صورت گرفته و زودتر از موعد برگزاری نمایشگاه برای آن اقدام شود. بهترین کار این است که پس از تصمیم‌گیری در رابطه با حضور در یک نمایشگاه داخلی یا خارجی، به سراغ بررسی این موضوع رفته و اطلاعاتی را در رابطه با غرفه‌سازی نمایشگاه و هزینه آن به دست آورید. برآورد هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه باعث می‌شود تا زمان کافی برای تامین بودجه لازم را در اختیار داشته باشید و مجبور به پرداخت هزینه‌های جانبی دیگر نشوید.

عوامل موثر بر روی قیمت غرفه‌سازی نمایشگاه

هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه ثابت نبوده و به عوامل متعددی بستگی دارد. این عوامل به شرح زیر هستند:

• اندازه و ابعاد غرفه نمایشگاهی

مهمترین عامل در تعیین هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه، اندازه و ابعاد غرفه است. غرفه‌های نمایشگاه در ابعاد و متراژهای مختلفی قابل اجاره هستند. افرادی که به سراغ غرفه‌های بزرگتر می‌روند، نیاز به صرف هزینه بیشتری برای تجهیز و راه‌اندازی آن دارند. لازم به اشاره است که هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه بر اساس هر یک متر مربع اعلام می‌شود.

• موقعیت نمایشگاه

نمایشگاه‌ها در مناطق مختلفی برگزار می‌شوند. برخی از آنها در مناطق خاصی از شهر برگزار شده و برخی دیگر در مناطق معمولی برپا می‌شوند. همچنین نمایشگاه‌ها تنها مختص به یک کشور نبوده و در سطح بین‌المللی و جهانی نیز برگزار می‌شوند. حال بسته به موقعیت نمایشگاه، هزینه غرفه‌سازی هم متفاوت است. خوب است بدانید هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه در کشورهای مختلف هم با هم تفاوت دارد. برای مثال هزینه غرفه‌سازی در کشوری همچون آفریقا نسبت به کشوری همچون انگلیس بسیار کمتر است. برای همین این عامل هم در تعیین قیمت غرفه‌سازی نقش مهمی دارد.

به جز منطقه، شهر و کشور، موقعیت مکانی غرفه در نمایشگاه هم در این زمینه موثر است. غرفه‌هایی که در مکان‌های برجسته و قابل دسترسی نمایشگاه قرار می‌گیرند، معمولا هزینه غرفه‌سازی‌شان بیشتر می‌شود. برای همین صاحبان کسب و کارها باید به این موضوع توجه داشته باشند تا بعدا در پرداخت هزینه با مشکل مواجه نشوند. از سوی دیگر غرفه‌ها از نظر یک بر بودن یا سه بر بودن با هم تفاوت دارند. غرفه‌هایی که یک بر هستند، نیاز به سه دیوار مجاور دارند. اما غرفه‌هایی که سه بر هستند، نیازی به دیوار زیاد نداشته و طراحی‌شان به صورت جزیره صورت می‌گیرد. این موضوع نیز بر روی هزینه کار تاثیر دارد.

• طراحی و اجرای غرفه و میزان جزئیات

کارفرمایان و صاحبان کسب و کارها میتوانند غرفه نمایشگاه را بر اساس اهداف، نیازها و سلیقه خود طراحی نمایند. بسته به طرح انتخابی هم هزینه غرفه‌سازی متفاوت است. برخی از طراحی‌ها دارای پیچیدگی زیادی هستند و جزئیات بیشتری دارند. طراحی این غرفه‌ها نیاز به صرف وقت و همچنین هزینه بیشتری دارد. از سوی دیگر میزان خطوط منحنی در غرفه هم بر روی هزینه کار تاثیر دارد. در صورتی که طرح انتخابی برای غرفه از خطوط منحنی و کروی زیادی برخوردار باشد، هزینه نجار و نقاش بیشتر شده و قیمت غرفه‌سازی نیز افزایش پیدا می‌کند.

• مواد و تجهیزات لازم جهت غرفه‌سازی

مواد و تجهیزات به کار رفته در غرفه‌سازی نمایشگاه، بر روی قیمت آن تاثیرگذار است. این موارد شامل پیشخوان، نمایشگر، تجهیزات نورپردازی، مبلمان و صندلی و غیره می‌شود. هر چقدر مواد و تجهیزات بیشتر بوده و از نوع پیشرفته‌تر باشد، هزینه بیشتری را می‌طلبد. برای همین اگر بودجه زیادی در اختیار ندارید، بهتر است به سراغ تجهیزات کمتر و ساده‌تر بروید.

• بازه زمانی نمایشگاه

مدت زمان نمایشگاه عامل موثر دیگر بر روی قیمت غرفه‌سازی است. نمایشگاه‌هایی که بلند مدت هستند و برای چندین روز متوالی برگزار می‌شوند، نیاز به سازه‌های پایدارتر و دائمی‌تری دارند. این سازه‌ها معمولا به هزینه بیشتری برای ساخت نیاز دارند.

• پیش ساخت بودن غرفه

برخی از غرفه‌های نمایشگاهی به صورت پیش ساخته هستند. قیمت این دسته از غرفه‌ها نیز متغیر بوده و به مواردی همچون جنس و متریال استفاده شده در ساخت غرفه، تجهیزات داخلی، استانداردها و مقررات محلی و غیره بستگی دارد.

همانطور که مشخص است تعیین قیمت غرفه‌سازی نمایشگاه به همین راحتی نبوده و باید عوامل موثر در آن مورد توجه قرار بگیرند. تعرفه غرفه‌سازی نمایشگاه در سال 1402 هم توسط انجمن کارفرمایان غرفه‌سازی تهران مشخص می‌شود. برای همین جهت اطلاع از هزینه این کار بهتر است با یک شرکت معتبر در این زمینه تماس حاصل کرده تا از قیمت آن به طور دقیق مطلع شوید.

هزینه کف‌سازی غرفه نمایشگاهی چقدر است؟

یکی از مراحل مهم در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی، کف‌سازی آن است. این عملیات منجر به ایجاد یک کف استوار و ثابت برای نمایش محصولات و جلب توجه بازدید کنندگان می‌شود. برای کف‌سازی غرفه نمایشگاه باید به مواردی همچون نوع مواد، نصب و نگهداری، رنگ و طرح مناسب توجه شود تا تاثیر خوبی در غرفه داشته باشد.

برای کف‌سازی غرفه نمایشگاه میتوان از موادی همچون کفپوش چوبی، کفپوش وینیلی و حتی فرش و موکت استفاده کرد. مواد باید بر اساس طراحی کلی غرفه و با توجه به نیازهای کارفرما انتخاب شوند. همچنین مواد انتخاب شده برای کف‌سازی باید نصب و نگهداری آسانی داشته باشند تا به کاهش هزینه‌های نگهداری بعدی کمک شود. مورد دیگری که در کف‌سازی غرفه نمایشگاه اهمیت دارد، رنگ و طرح آن است. این بخش از غرفه باید از رنگ و طرح متناسب با فضای غرفه برخوردار باشد تا سبب ایجاد ظاهری جذاب و یکپارچه در غرفه شود. در صورتی هم که نیاز به نصب امکانات اضافی همچون گرمایش یا سرمایش از کف باشد، باید به این موضوع در زمان کف‌سازی غرفه توجه شود. با توجه به این موارد میتوان یک ظاهر زیبا و مناسب در غرفه ایجاد کرده و منجر به جلب مشتریان و بازدیدکنندگان بیشتر شد.

6 روش برای کاهش هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه

اگر قصد دارید در یک نمایشگاه شرکت کنید و در عین حال هزینه زیادی را به غرفه‌سازی آن اختصاص ندهید، میتوانید از چند راهکار در این زمینه استفاده نمایید. برخی از این روش‌ها عبارتند از:

• استفاده از المان‌های اصلی و کم هزینه

المان‌های اصلی که سبب جذب مخاطبین نمایشگاه می‌شوند، نباید در غرفه‌سازی مورد حذف واقع شوند. به جای این کار باید به سراغ حذف المان‌های اضافی رفته و از این طریق هزینه غرفه‌سازی را کاهش داد.

• انعقاد قرارداد غرفه‌سازی در زمان مناسب

همانطور که در بخش‌های ابتدایی اشاره کردیم، زمان اطلاع از هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه از اهمیت زیادی برخوردار است. چرا که با برآورد هزینه غرفه‌سازی میتوان بودجه لازم برای این کار را تامین کرده و از پرداخت هزینه‌های اضافی دیگر خودداری کرد. برای همین بهتر است حتی الامکان از یک ماه قبل قرارداد غرفه‌سازی را منعقد کنید. برای این کار هم باید با یک غرفه‌ساز مورد تایید وارد معامله شوید تا علاوه بر کاهش هزینه غرفه‌سازی نمایشگاه، این کار به بهترین شکل ممکن انجام شود.

• کف‌سازی ارزان

برخی افراد به طور کامل از کف‌سازی غرفه نمایشگاهی صرف نظر کرده و بودجه‌ای را برای این کار اختصاص نمی‌دهند. به جای این کار بهتر است به سراغ یک کف‌سازی ارزان بروید و از این طریق هزینه‌های غرفه‌سازی نمایشگاه خود را به طور موثری کاهش دهید.

• استفاده از رنگ پلاستیک‌های باکیفیت

برای کاهش قیمت غرفه‌سازی نمایشگاه میتوانید از رنگ‌های پلاستیک باکیفیت استفاده کنید. این کار نیز تاثیر زیادی در کاهش هزینه‌ها دارد.

• استفاده از نوشته‌ها و برچسب‌های ارزان

راهکار دیگر جهت غرفه‌سازی نمایشگاه با هزینه پایین این است که از نوشته‌ها و استیکرهای قیمت مناسب استفاده کنید و هزینه زیادی را برای خرید آنها صرف نکنید.

• کمک گرفتن از افراد متخصص در این زمینه

حتما برای غرفه‌سازی نمایشگاه به سراغ شرکت‌های معتبر و مجرب در این زمینه بروید و غرفه‌سازی را به دست افراد کاردان و کاربلد بسپارید. افراد متخصص در این حوزه میتوانند غرفه‌سازی را بر اساس بودجه افراد انجام دهند و هزینه‌های اضافی را به آنها تحمیل ننمایند.

جمع بندی

قیمت طراحی و اجرای غرفه نمایشگاهی به عوامل مختلفی بستگی دارد. همانطور که در متن اشاره کردیم نوع طراحی، متراژ غرفه، تعداد دیوارها، رنگ و طرح مورد نیاز، کف‌سازی غرفه، تعداد لایت باکس‌ها، میزان استفاده از خطوط منحنی و جزئیات، تجهیزات مورد نیاز و نوع نورپردازی در تعیین قیمت غرفه‌سازی نمایشگاه موثر هستند. برای همین جهت اطلاع از هزینه این کار میتوانید با کارشناسان شرکت تشریفاتی سارینا تماس حاصل فرمایید و از خدمات آن در این زمینه بهره‌مند شوید.