نمایشگاه های بین المللی فرصتی بی‌نظیر برای شرکت‌ها و سازمان‌ها به‌منظور معرفی محصولات و خدمات خود به مخاطبان جهانی، ایجاد ارتباطات تجاری جدید و ارتقای برندشان ارائه می‌دهند. بااین‌حال، برای به حداکثر رساندن مزایای حضور در این رویدادها، لازم است تا شرکت‌کنندگان به اصول و قواعد خاصی پایبند باشند. در این مقاله، به بررسی برخی از مهم‌ترین این اصول و قواعد خواهیم پرداخت.

نکات مهم شرکت در نمایشگاه های بین المللی

اولین قدم در این مسیر، انتخاب نمایشگاه مناسب با اهداف و نیازهای شرکت شما است. برای این کار، باید به عواملی مانند موضوع نمایشگاه، سابقه و اعتبار آن، تعداد و نوع بازدیدکنندگان، و همچنین هزینه‌های شرکت در آن توجه نمایید. پس از انتخاب نمایشگاه مناسب، باید برای حضور در آن به طور کامل برنامه‌ریزی و آماده‌سازی کنید. این امر شامل مواردی مانند تعیین اهداف و استراتژی حضور در نمایشگاه، طراحی و ساخت غرفه، تهیه و چاپ بروشور و کاتالوگ، آموزش پرسنل غرفه، و برنامه‌ریزی برای جلسات و مذاکرات تجاری می‌شود.

طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی

غرفه شما در نمایشگاه، ویترین برند و اولین نقطه تماس با مخاطبان خواهد بود؛ لذا، طراحی و ساخت آن از اهمیت بالایی برخوردار است. غرفه نمایشگاهی باید جذاب، کاربردی و متناسب با برند و محصولات باشد. همچنین پرسنل غرفه نمایشگاهی نقش مهمی در برقراری ارتباط با مخاطبان و معرفی محصولات و خدمات دارند؛ بنابراین باید از افراد باتجربه، خوش‌برخورد و مسلط به زبان انگلیسی یا زبان‌های دیگر مورداستفاده در نمایشگاه استفاده کنید.

حضور فعال و تبلیغات و بازاریابی در نمایشگاه

حضور فعال در نمایشگاه به معنای حضور مستمر پرسنل در غرفه، پاسخگویی به سؤالات بازدیدکنندگان، معرفی محصولات و خدمات به طور کامل و شفاف، و برقراری ارتباط با سایر شرکت‌کنندگان و فعالان صنعت مربوطه است. جهت جذب بازدیدکنندگان به غرفه نیز لازم است تا اقداماتی در زمینه بازاریابی و تبلیغات انجام دهید. این امر می‌تواند شامل مواردی مانند چاپ و توزیع بروشور و کاتالوگ، تبلیغات در وب‌سایت و رسانه‌های اجتماعی، و برگزاری سمینار و کارگاه آموزشی باشد.

استفاده از ابزارهای دیجیتال

امروزه، ابزارهای دیجیتال نقش مهمی در بازاریابی و تبلیغات ایفا می‌کنند؛ لذا، می‌توانید از ابزارهایی مانند صفحات نمایش لمسی، واقعیت مجازی و واقعیت افزوده برای معرفی محصولات و خدمات خود در نمایشگاه‌های بین‌المللی استفاده کنید.

رعایت نکات فرهنگی

در هنگام حضور در نمایشگاه های بین المللی، لازم است تا به نکات فرهنگی کشور میزبان توجه نمایید. برای مثال، در مورد نحوه لباس پوشیدن، آداب‌ورسوم و زبان و گویش مردم آن کشور اطلاعات کسب کرده و به آنها احترام بگذارید.

یکی از مهم‌ترین مزایای حضور در نمایشگاه های بین المللی، فرصت ایجاد ارتباطات جدید و شبکه‌سازی است. از این فرصت برای برقراری ارتباط با سایر شرکت‌کنندگان، فعالان صنعت مربوطه، و همچنین مشتریان بالقوه استفاده کنید. همچنین حضور در نمایشگاه‌های بین المللی نیز یک مزیت برای حفظ و ارتقای برند شما محسوب می‌شود و می‌توانید از این ویژگی در جهت ثبت تصویری قوی و مثبت از برند خود به مخاطبان بهره بگیرید.

اما پس از درنظرگرفتن نکات حضور در نمایشگاه بین‌المللی، رعایت نکات مرتبط با تشریفات در این نوع نمایشگاه‌ها نیز بسیار حائز اهمیت است که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.

اصول تشریفات در نمایشگاه های بین ‌المللی

تشریفات نمایشگاه های بین المللی به‌خصوص اگر شما به‌عنوان کشور میزبان ایفای نقش می‌کنید، عنصری کلیدی در موفقیت یک نمایشگاه محسوب می‌شود. این خدمات در ایجاد یک فضای حرفه‌ای و جذاب برای غرفه‌داران و بازدیدکنندگان مؤثر بوده و به ارتقای برندینگ و اعتبار شرکت نیز کمک می‌کند. از جمله خدمات و تشریفات نمایشگاه های بین المللی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

پذیرایی

پذیرایی یکی از بخش‌های مهم تشریفات نمایشگاه های بین المللی است که نقش بسزایی در جلب نظر و رضایت غرفه‌داران و بازدیدکنندگان دارد. پذیرایی مناسب می‌تواند به ایجاد فضایی گرم و صمیمی در نمایشگاه کمک کند و تجربه‌ای مثبت برای مخاطبان ایجاد نماید. علاوه بر این پذیرایی در نمایشگاه به‌خصوص نمایشگاه بین المللی، نیازمند رعایت نکات و اصول خاصی است.

منوی پذیرایی باید متنوع باشد تا سلیقه‌های مختلف را پوشش دهد. می‌توانید از انواع نوشیدنی‌های گرم و سرد، خوراکی‌های سبک‌وسنگین، و میوه‌ها و شیرینی‌ها در منوی پذیرایی خود استفاده کنید. همچنین کیفیت مواد اولیه و نحوه ارائه خدمات پذیرایی نیز بسیار مهم است. از مواد اولیه مرغوب و تازه استفاده کنید و خدمات را به‌صورت حرفه‌ای و باظرافت ارائه دهید.

از طرفی نوع پذیرایی باید با نوع نمایشگاه و مخاطبان آن تناسب داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، پذیرایی در یک نمایشگاه تخصصی با یک نمایشگاه عمومی می‌تواند متفاوت باشد. درنظرگرفتن بودجه تشریفات و پذیرایی نیز یک عامل مهم در تعیین نوع آن است.

مهمانداری

مهمانداری یکی از اصول لازم و حیاتی تشریفات نمایشگاهی است که در ایجاد تجربه‌ای مثبت و به‌یادماندنی در ذهن بازدیدکنندگان بسیار موثر واقع می‌شود. مهمانداران باید از مهمانان و بازدیدکنندگان به گرمی استقبال نموده و آنها را به بخش‌های مختلف غرفه راهنمایی کنند. همچنین با دارا بودن اطلاعات و دانش کامل درمورد محصولات یا خدمات مورد ارائه، به سوالات مخاطبین پاسخ دهند.

ظاهر آراسته، دارابودن مهارت‌های ارتباطی لازم و مرتبط، اخلاق و رفتار مناسب، تسلط به زبان‌های خارجی و همچنین آشنایی با اصول شرکت در نمایشگاه ازجمله ویژگی‌های مهمانداران در نمایشگاه هستند.

اگر نیروها و پرسنل مهمانداری با گذراندن دوره‌ها و آموزش‌های لازم در این زمینه بتوانند به‌درستی وظایف خود را انجام دهند افزایش رضایت مشتریان و بازدیدکنندگان، ارتقای برندینگ و اعتبار شرکت و همچنین افزایش فرصت‌های تجاری را برای سازمان به ارمغان خواهند آورد.

همچنین استفاده از تبلیغات همگانی جهت جلب‌توجه مخاطبین بین‌المللی و ارائه تشریفات متناسب با نیازها و خواسته‌های آنها می‌تواند در راستای موفقیت سازمان موثر واقع شود.

اما ممکن است یک شرکت یا سازمان، نیرو، تجربه یا توانایی مدیریت تمامی این تشریفات و اصول شرکت در نمایشگاه بین المللی را نداشته باشد؛ بنابراین کمک‌گرفتن از شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات تشریفات نمایشگاهی می‌تواند در به‌کارگیری پرسنل کارآزموده و ماهر در زمینه میزبانی غرفه و همچنین پذیرایی متناسب در شأن میزبان و مهمانان بهترین انتخاب باشد.