9 اقدام لازم جهت حضور موفق در نمایشگاه

نمایشگاه‌ها محیط‌های پویایی هستند که در آن‌ها شبکه‌سازی و فرصت‌های کسب‌وکار به هم می‌رسند. فرقی نمی‌کند یک کارآفرین باشید که به دنبال گسترش دامنه برند خود هستید یا مالک یک شرکت کوچک و متوسط که در جستجوی روش‌های بازاریابی جدید برای جذب مشتری‌ است، شرکت در نمایشگاه‌ها می‌تواند تحول‌آفرین باشد. بااین‌حال، درنظرگرفتن این سؤال بسیار مهم است: آیا شما واقعاً پتانسیل فضای نمایشگاهی خود را به حداکثر رسانده‌اید؟

در این مقاله، اهمیت شرکت در نمایشگاه‌ها برای بازاریابی و جذب مشتری را بررسی می‌کنیم. پس بیایید با هم مراحل مختلفی که منجر به یک نمایشگاه موفق می‌شود را مطالعه نموده و ببینیم چگونه نادیده‌گرفتن هر یک از این مراحل می‌تواند به اشتباهات پرهزینه منجر شود.

1. انتخاب رویداد و نمایشگاه مناسب

تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد شرکت در نمایشگاه‌ها بسیار حائز اهمیت بوده و همه چیز با تحقیق در مورد مناسب‌ترین نمایشگاه‌ها برای معرفی محصول یا خدمات به مخاطبان هدف‌ آغاز می‌شود. به‌عنوان بخشی از تحقیقات خود، باید در مورد تعداد بازدیدکنندگان، موقعیت‌های نمایشگاهی موجود و هرگونه فرصت اضافی تبلیغات یا اسپانسری که می‌تواند حضور برند شما را در نمایشگاه تقویت کند، پرس‌وجو کنید. انتخاب مکان یا رویداد اشتباه، به دلیل عدم تحقیقات کامل و کافی در مورد نمایشگاه‌های موجود، نه‌تنها می‌تواند باعث ازدست‌دادن فرصت‌های تجاری شود، بلکه می‌تواند به ضررهای مالی قابل‌توجهی نیز بینجامد و مبالغ هنگفتی بدون هیچ بازگشتی برای شما هزینه داشته باشد.

2. تعیین شفاف اهداف

موفقیت در نمایشگاه با تعریف و تعیین اهداف روشن آغاز می‌شود. شفاف‌سازی هدف شما از شرکت در یک نمایشگاه، مانند افزایش آگاهی از برند، ایجاد سرنخ‌های ارزشمند، معرفی محصولات جدید هیجان‌انگیز یا پرورش ارتباطات معنادار در صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، ضروری است. بدون اهداف روشن، حضور شما در نمایشگاه به‌راحتی می‌تواند مسیر خود را گم کند و منجر به فرصت‌های ازدست‌رفته و تأثیرات منفی شود. در نتیجه اطمینان حاصل کنید که از همان ابتدا تلاش‌های خود را با اهداف خود همسو کرده‌اید.

3. پرسنل آموزش دیده

داشتن تیمی مشتاق و حرفه‌ای برای نمایندگی شرکت در نمایشگاه، ارزش طلا را دارد! افرادی پویا که شرکت شما را در غرفه نمایشگاه نمایندگی می‌کنند، نقشی اساسی در ایجاد یک تأثیر ماندگار بر بازدیدکنندگان دارند؛ بنابراین، باید دانش به‌روز محصولات و بهترین تکنیک‌های جذب سرنخ‌ها را به پرسنل خود آموزش دهید.

در اینجا، هنر ایجاد گفتگوهای جذاب مطرح می‌شود، زیرا تیم شما با بازدیدکنندگان به شیوه‌ای معنادار و جذاب تعامل می‌کنند تا آنها را به‌سوی خرید محصولات و خدمات شما ترغیب کنند.

4. آماده باشید

همان‌طور که می‌گویند، «آماده‌نشدن، آماده‌شدن برای شکست است.» دویدن در یک ماراتن بدون تمرین کافی، مصداق بارز یک فاجعه است. این موضوع در مورد نمایشگاه‌ها نیز صدق می‌کند و ما به‌شدت توصیه می‌کنیم به دام برنامه‌ریزی دقیقه آخری نیفتید.

متأسفانه، تصور اینکه همه چیز در نمایشگاه در آخرین لحظه سر جای خود قرار بگیرد، اشتباهی است که بسیاری از شرکت‌کنندگان مرتکب می‌شوند. برنامه‌ریزی دقیق برای نمایشگاه از مدت‌ها قبل، به شما این امکان را می‌دهد که به جزئیات بادقت بپردازید، تصمیم‌گیری‌های راهبردی داشته باشید و زمان کافی برای شکوفایی خلاقیت را در نظر بگیرید! بهتر است با ایجاد فهرستی شروع کنید که هر عنصری را که باید در مراحل برنامه‌ریزی نمایشگاه به آن پرداخته شود، به طور شفاف و با جزئیات بیان کند. برای هر وظیفه یک نفر را مسئول کنید و برای تکمیل آن یک ضرب‌الاجل تعیین نمایید. این عناصر شامل طراحی و گرافیک غرفه، پروفایل آنلاین شرکت، بروشورها و توضیحات، کالاهای تجاری (در صورت وجود)، تکمیل فرم‌های ارزیابی اجباری بهداشت و ایمنی و ریسک، موارد اضافی مانند برق و روشنایی، تبلیغات پیش از نمایشگاه و فرصت‌های سردبیری، محتوای رسانه‌های اجتماعی، راه‌اندازی و پرسنل روز نمایشگاه و… می‌شود. عوامل زیادی وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند تا اطمینان حاصل کنید که برای یک نمایشگاه موفق و تأثیرگذار، روند روانی داشته باشید.

5. طراحی غرفه و ابزارهای تبلیغاتی جذاب

غرفه و ابزارهای تبلیغاتی جذاب، ستون‌های بنیادی حضور موفق در نمایشگاه‌ها هستند. آن‌ها جوهره‌ برند شما را در خود جای‌داده و از همان لحظه ورود بازدیدکنندگان به غرفه، نظر آن‌ها را جلب می‌کنند. این دو مورد عملکرد متفاوتی دارند، اما به یک اندازه اهمیت دارند.

از جای‌گذاری هوشمندانه تابلوها تا عناصر تأثیرگذار برندسازی، بهینه‌سازی چیدمان غرفه و ادغام عناصر تعاملی، داشتن فضایی نمایشگاهی جذاب بسیار مهم است. بهینه‌سازی چیدمان غرفه، جریان روان و ناوبری آسان را برای بازدیدکنندگان تضمین می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد بدون مشکل به غرفه سر بزنند و با محصولات شما تعامل داشته باشند. می‌توانید عناصر تعاملی مانند نمایشگرهای لمسی، نمایش محصولات یا بازی‌های تعاملی را در نظر بگیرید تا هیجان را افزایش داده و تجربه‌ای به‌یادماندنی برای بازدیدکنندگان رقم بزنید.

فراموش نکنید که باید ابزارهای تبلیغاتی خوش‌ساختی نیز آماده کنید. بروشورهای برندسازی شده، تراکت‌ها و کارت‌های ویزیت باید به طور مؤثر به انتقال ارزش‌های پیشنهادی منحصربه‌فرد برند شما، پیام‌های کلیدی و خدمات ارائه شده، کمک کنند. حتی می‌توانید یک کد تخفیف نیز در آن‌ها درج کنید! متن و طراحی این ابزارها باید به‌گونه‌ای باشد که توجه مخاطبان را جلب، آن‌ها را آگاه و به اقدام ترغیب کند، حتی پس از اینکه غرفه شما را ترک کردند.

6. خبر حضور خود را اعلام کنید

در آستانه برگزاری نمایشگاه، اطلاع‌رسانی حضور به مشتریان و بازدیدکنندگان رویداد بسیار مهم است. ایجاد هیجان و جلب‌توجه پیش از رویداد می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر تجربه نمایشگاهی شما تأثیر بگذارد. با اطلاع‌رسانی پیش از موعد، نه‌تنها احتمال جذب مخاطبان هدف خود را افزایش می‌دهید، بلکه افرادی که واقعاً به محصولات و خدمات شما علاقه‌مند هستند، تاریخ را در تقویم خود علامت‌گذاری کرده و برای بازدید از غرفه شما در نمایشگاه وقت می‌گذارند.

برای این کار می‌توانید از دعوت‌نامه‌های شخصی از طریق ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و تبلیغات هدفمند استفاده نمایید. همچنین در ماه‌های منتهی به نمایشگاه، با استفاده از قابلیت‌های شناسایی مخاطب در شبکه‌های اجتماعی، حضور خود را اعلام نموده و در پست‌های تبلیغاتی خود، رویدادی که در آن شرکت می‌کنید را تگ کنید تا به شبکه گسترده‌تری دسترسی پیدا کنید.

با اجرای این اقدامات،  هیجان نمایشگاه را افزایش داده، ترافیک بیشتری به غرفه خود هدایت می‌کنید و در نهایت، از حضور در نمایشگاه بیشترین بهره را خواهید برد.

7. در نمایشگاه بدرخشید

بالاخره روز اول نمایشگاه فرارسیده و همه چیز به ثمر نشسته است. ماه‌ها برنامه‌ریزی دقیق، تلاش بی‌وقفه و تصمیم‌گیری‌های راهبردی حالا نتیجه می‌دهند. مطمئناً حساب و کتاب همه چیز مثل برنامه شیفت بندی نیروی کار با جزئیات زمان و فرد مسئول غرفه را کرده‌اید. اما همچنان با باز شدن درهای نمایشگاه، رعایت چند نکته کلیدی بسیار مهم است:

• با لبخندی گرم از بازدیدکنندگان استقبال کنید.
• گفتگوهای معنادار برقرار کنید.
• با نمایش خلاقانه محصولات و خدمات خود خاطره‌ای ماندگار برای آن‌ها بسازید.
• هرگز منفعل نباشید و منتظر نشوید بازدیدکنندگان به سراغ شما بیایند.

با رعایت این نکات، می‌توانید با غرور روزهای پایانی نمایشگاه را پشت سر بگذارید و مطمئن باشید، گام هفتم را با موفقیت برداشته‌اید.

8. پیگیری پس از نمایشگاه

شاید در طول نمایشگاه شلوغ باشید و با صدها نفر صحبت کنید، اما اگر بعدازاین ملاقات‌های اولیه، پیگیری نکنید چه فایده‌ای دارد؟ جمع‌آوری و ارزیابی سرنخ‌ها فراتر از گرفتن کارت ویزیت یا اسکن‌کردن کارت‌های شناسایی است. این هنر، در برقراری ارتباط، پرورش روابط و پیگیری با روشی شخصی‌سازی شده نهفته است. با طی‌کردن یک گام اضافی بعد از پایان نمایشگاه، علاقه واقعی خود را به مشتریان بالقوه نشان می‌دهید و جایگاه خود را به‌عنوان متخصص حوزه‌تان با ارائه بینش‌های ارزشمند و پاسخ به اطلاعاتی که در غرفه دریافت کرده‌اید، تثبیت می‌کنید.

به یاد داشته باشید، اگر اطلاعات تماس بازدیدکنندگان را جمع‌آوری نکنید، فرایند پیگیری تقریباً غیرممکن می‌شود. جای تعجب دارد که تعداد زیادی از غرفه‌داران، داده‌ها را در نمایشگاه ثبت نمی‌کنند و انتظار دارند بازدیدکنندگان آن‌ها را به‌خاطر بسپارند و با آن‌ها تماس بگیرند (درحالی‌که آن‌ها در آن روز گفتگوهای زیاد و بازدیدهای متعددی داشته‌اند)؛ بنابراین، باید نحوه جمع‌آوری اطلاعات تماس و نظارت بر سرنخ‌های تولید شده را بررسی کنید و مطمئن شوید که این کار را در همان روز انجام می‌دهید.

9. ارزیابی موفقیت

نمایشگاه‌ها فقط در مورد حضور نیستند، بلکه در مورد تصمیم‌گیری آگاهانه و به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه هستند. برای سنجش تأثیر نمایشگاه، ردیابی معیارهای کلیدی مانند نرخ تبدیل سرنخ‌ها، بازگشت سرمایه و دیده‌شدن برند ضروری است. با تجزیه‌وتحلیل این معیارها، می‌توانید اثربخشی استراتژی‌های خود را ارزیابی و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید و همچنین برای نمایشگاه‌های آینده تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده بگیرید.

سخن پایانی

نمایشگاه‌ها به دوی ماراتن شبیه‌ترند تا دوی سرعت. اما اگر مراحل درست را طی کنید، حضور شما در نمایشگاه می‌تواند برای خودتان و کسب‌و‌کارتان دستاوردهای بزرگی به همراه داشته باشد. یک استراتژی قوی، پتانسیل نمایشگاه‌ها را برای ایجاد تحول در کسب‌و‌کارتان تقویت می‌کند.

مجموعه تشریفات نمایشگاهی سارینا، با اشتیاق به کمک به کسب‌و‌کارها برای بهره‌برداری حداکثری از فرصت‌های نمایشگاهی و با تجربة گسترده‌ در حمایت از مشتریان در این زمینه، در کنار شما هستند.

به حضور متوسط در نمایشگاه‌ها راضی نشوید! ما طیف کاملی از خدمات پشتیبانی نمایشگاهی را مانند ساخت غرفه نمایشگاهی، پذیرایی در غرفه و تأمین نیرو ارائه می‌دهیم.