7 نکته برای برنامه ‌ریزی موفق نمایشگاهی

بدون یک برنامه‌ریزی مناسب برای نمایشگاه، شرکت در رویدادهای تجاری می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز باشد. با استفاده از نکات ما، کنترل امور را به دست گرفته و تجربه‌ای بدون استرس از حضور در نمایشگاه داشته باشید.

نبود یک برنامه مشخص برای نمایشگاه می‌تواند فرایند شرکت در رویدادهای تجاری را تا حد زیادی پیچیده کند، به‌ویژه اگر رویداد نزدیک باشد و هنوز استراتژی مشخصی برای نمایشگاه خود نداشته باشید. با انجام چند اقدام ساده، می‌توانید دوباره کنترل اوضاع را به دست آورید و تجربه‌ای آرام و موفق از نمایشگاه خود داشته باشید.

بیشترین بهره‌برداری از برنامه‌ریزی نمایشگاهی

کلید موفقیت، برنامه‌ریزی دقیق است. برای جذب بازدیدکنندگان به غرفه نمایشگاهی و برجای‌گذاشتن یک تأثیر ماندگار، باید یک برنامه جامع برای تمام فعالیت‌های رویداد خود تهیه کرده و نقش نمایشگاه‌ها را در استراتژی کلی بازاریابی و فروش شناسایی کنید. برخلاف بازاریابی دیجیتال، نمایشگاه‌ها این فرصت هیجان‌انگیز را برای تعامل مستقیم با مخاطبان فراهم می‌کنند و امکان ایجاد روابط تجاری ماندگار و قدرتمندتر را فراهم می‌آورد؛ بنابراین، از این فرصت استفاده کامل کنید و مطمئن شوید که بهترین نتیجه را از آن به دست می‌آورید.

ما چند نکته مفید برای برنامه‌ریزی جمع‌آوری کرده‌ایم که به شرکت شما کمک خواهد کرد در هر نمایشگاه برجسته و موفق ظاهر شود:

1. بررسی بودجه‌ها در مقایسه با هزینه‌های واقعی

سوابق مالی کسب‌وکار خود را از سال گذشته بررسی کنید. با این کار، قادر خواهید بود هزینه‌های واقعی هر رویدادی که در طول سال به آن شرکت کرده‌اید را مشخص نمایید.

این هزینه‌ها را با آنچه در بودجه‌های بازاریابی خود پیش‌بینی کرده‌اید مقایسه کنید تا بتوانید:

• اطمینان حاصل کنید که بازگشت سرمایه (ROI) شما برای هر رویداد دقیق است.
• هزینه‌هایی که انجام داده‌اید را بررسی کرده و ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنید.
• مشخص کنید که کجا در حال هزینه‌کردن هستید و برنامه‌ریزی کنید که چگونه می‌توانید پول پس‌انداز کنید یا ارزش بیشتری برای بازاریابی رویدادهای خود ایجاد کنید.
• تعیین کنید که آیا یک رویداد باید در برنامه سال آینده شما قرار گیرد یا خیر.

علاوه بر این، قادر خواهید بود تشخیص دهید که آیا بودجه آینده شما دقیق و کافی است یا خیر.

لیستی از رویدادهایی که قصد دارید در آن‌ها شرکت کنید تهیه کنید و اطلاعاتی مانند موارد زیر را برای هر رویداد شامل کنید:

• نام، تاریخ و مکان رویداد
• اندازه و چیدمان غرفه
• تعداد کارکنان غرفه و اگر خیلی سازمان‌یافته هستید، مشخص کنید که چه کسانی
• بودجه برای رویداد
• اهداف و مقاصد رویداد

2. ایجاد برنامه زمانی برای رویدادها

باتوجه‌به برگزاری هزاران نمایشگاه در سراسر جهان، انتخاب نمایشگاه مناسب بسیار اهمیت دارد. تحقیق کنید و تا جایی که ممکن است اطلاعات کاملی در مورد نمایشگاه‌هایی که به آن‌ها علاقه دارید جمع‌آوری نمایید. نمایشگاه‌ها ابزاری عالی برای بازاریابی هستند، به‌ویژه برای افزایش آگاهی از برند، معرفی محصولات جدید و گسترش پایگاه مشتریان شما. اما همه نمایشگاه‌ها برای شرکت شما مناسب نخواهند بود. برای کسب بازگشت سرمایه خوب، باید بنشینید، اهداف خود را برای حضور در نمایشگاه‌ها مشخص کنید و رویدادهایی را پیدا کنید که بهترین تناسب را با کسب‌وکار شما دارند.

پس از شناسایی نمایشگاه‌هایی که می‌خواهید در آن‌ها شرکت کنید، مطمئن شوید که چگونه هر کدام از آن‌ها به اهداف شما کمک خواهند کرد. نمایشگاهی را انتخاب کنید که به مخاطبان هدف شما مربوط باشد و به دستیابی به اهداف شما کمک کند. برای اطمینان از اینکه نمایشگاه انتخابی شما نوع مخاطب مناسب را جذب می‌کند، از برگزارکنندگان در مورد ویژگی‌های جمعیت شرکت‌کنندگان، شرکت‌کنندگان قبلی، تعداد بازدیدکنندگان و آمار نمایشگاه سؤال کنید. برنامه زمانی شما ممکن است با گذشت زمان تغییر کند، اما این لیست پایه عالی برای برنامه‌ریزی و سازماندهی رویدادهای آینده شما خواهد بود.

3. ایجاد یک دستورالعمل (Brief)

دستورالعمل شما باید شامل تمام اطلاعات ضروری باشد تا اطمینان حاصل کنید که اهداف و مقاصد رویداد خود را برآورده می‌کنید. این اطلاعات باید شامل موارد زیر باشد:

پیام‌های کلیدی

• تبلیغاتی که باید قبل از نمایشگاه، در حین نمایشگاه و پس از آن انجام شوند
• شاخص‌های کلیدی برای اندازه‌گیری بازگشت سرمایه (ROI) یا موفقیت رویداد
• نگاهی ضروری به نمایشگاه‌های شما
• ویژگی‌های کلیدی غرفه شما، مانند:
• فضای ملاقات/مهمان‌نوازی
• یکپارچه‌سازی سامانه‌های صوتی و تصویری
• نمایش/دمونستراسیون محصولات

4. موقعیت غرفه نمایشگاهی

حالا که تصمیم گرفته‌اید در کدام نمایشگاه (نمایشگاه‌ها) شرکت کنید و دستورالعمل واضحی از آنچه می‌خواهید غرفه شما به آن دست یابد دارید، وقت آن رسیده که فضای خود را رزرو کنید. اگر می‌خواهید در مکانی با ترافیک بالا و موقعیت ممتاز قرار بگیرید، باید زودتر ثبت‌نام کنید، حداقل ۶ ماه قبل از شروع نمایشگاه!

فضایی را شناسایی کنید که بهترین تطابق را با نیازهای نمایشگاهی و بودجه شما داشته باشد، این امر موفقیت نمایشگاه شما را تعیین کرده و تأثیر زیادی بر بازگشت سرمایه (ROI) شما خواهد داشت. اگر می‌خواهید تحقیقات خود را به بهترین شکل انجام دهید (و همیشه باید این کار را انجام دهید)، می‌توانید برنامه زمان‌بندی محل برگزاری را بررسی کرده و در طول نمایشگاه‌های دیگر از محل بازدید کنید تا حس خوبی از مکان به دست آورید. مکان‌هایی که نمایشگاه‌های مهم در آن‌ها برگزار می‌شوند را بررسی کرده و نقاط بی تردد که مشتریان از آن‌ها عبور نمی‌کنند را شناسایی کنید.

نکته: قرارگرفتن در وسط سالن نمایشگاه همیشه بهترین گزینه نیست. این مناطق ممکن است مرتباً شلوغ شوند و توجه را از دست بدهند. به طور مشابه، فضاهای نزدیک به ورودی نیز ممکن است فعالیت کمتری داشته باشند؛ زیرا بسیاری از شرکت‌کنندگان فقط از آن‌ها عبور می‌کنند و به دنبال رسیدن به بخش اصلی نمایشگاه هستند. فضاهای گوشه‌ای می‌توانند گزینه خوبی باشند به دلیل فضای باز خود. غرفه‌های نزدیک به رستوران‌ها، کافه‌ها یا توالت‌ها به طور هوشمندانه‌ای برای جذب بازدیدکنندگان گذری قرار دارند. همه چیز به موقعیت، موقعیت، موقعیت بستگی دارد. برای به‌دست‌آوردن آن نقطه ایده‌آل، از پیش برنامه‌ریزی کنید.

5. همسایگان خود را بشناسید

زمانی که فضای خود را در یک رویداد تأیید کردید، برای افزایش شانس موفقیت خود، از برگزارکننده بخواهید که فهرستی از شرکت کنندگان تایید شده (که بیشتر رویدادها آن را به‌صورت آنلاین در دسترس قرار می‌دهند) ارائه دهد و رقبای خود و همسایگان غرفه را بررسی کنید. هرچه بیشتر از آن‌ها بدانید، بهتر است. چه محصولاتی را نمایش می‌دهند؟ آیا فعالیت‌های بازاریابی جالبی در نمایشگاه برنامه‌ریزی کرده‌اند؟ آیا از فناوری‌های تعاملی استفاده می‌کنند؟ از این اطلاعات برای بهبود استراتژی نمایشگاهی خود بهره ببرید. همچنین خوب است که رابطه‌ای مستحکم با همسایگان خود برقرار کنید. با یکدیگر ارتباط برقرار کنید، برنامه‌های همدیگر را بشناسید و در صورت امکان، از طراحی غرفه آن‌ها اطلاعاتی کسب کنید.

6. ایجاد تأثیر ماندگار

همان‌طور که می‌دانید، برنامه‌ریزی استراتژیک برای حداکثرکردن بازگشت سرمایه بسیار ضروری است. طراحی منحصربه‌فرد، محتوای جذاب و فعالیت‌های تعاملی همگی در موفقیت نمایشگاه شما نقش دارند. هنگام طراحی غرفه نمایشگاهی خود، به‌جای پیروی از روندهای معمول، باید به دنبال تمایز و فردیت باشید. برنامه بازاریابی نمایشگاهی شما باید از پیش مشخص کند که در این رویداد چه اهدافی دارید، به اهداف ارتباطی خود توجه کنید و یک تم برای غرفه خود طراحی نمایید که پیام‌های جذاب را منتقل کرده و توجه بازدیدکنندگان را جلب کند. غرفه شما باید تأثیر ماندگاری در یک سالن شلوغ نمایشگاهی بگذارد.

نکته: یک شرکت نمایشگاهی باتجربه و کامل را انتخاب کنید که بتواند چهار خدمت اصلی شامل طراحی، مدیریت، ساخت و جذب مخاطب را ارائه دهد. این شرکت‌ها به شما کمک می‌کنند تا نمایشگاهی بدون استرس برگزار کرده و به‌راحتی تمامی نیازهای شما را برآورده کنند. هنگام برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های غرفه، به عناصر سرگرم‌کننده و تعاملی فکر کنید که توجه بازدیدکنندگان را جلب کند، از ابزارهای دیجیتال، آی‌پدها، بازی‌های تعاملی و مسابقات استفاده کنید تا برند شما به شکلی زنده و جذاب معرفی شود.

همچنین، نیازهای نورپردازی خود را فراموش نکنید، عنصری که بسیاری از شرکت کنندگان نمایشگاهی گاهی نادیده می‌گیرند. با برجسته‌کردن برخی نواحی غرفه، چشم بازدیدکنندگان به طور خودکار به محصولات یا خدمات خاصی جلب می‌شود. یک طراح غرفه حرفه‌ای از بهترین شیوه‌های نورپردازی آگاه است و می‌تواند آن‌ها را به شکلی هوشمندانه تنظیم کند تا تأثیرات مختلفی بر اساس نیازها و دستورالعمل‌های شما ایجاد کند.

7. استفاده از رویکرد چندکاناله

گام بعدی شما توسعه یک برنامه بازاریابی قبل از نمایشگاه، در حین نمایشگاه و پس از آن است. از یک رویکرد چندکاناله استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه از حضور شما در نمایشگاه مطلع هستند و می‌دانند که غرفه شما کجا قرار دارد. آیا می‌دانستید که بیشتر بازدیدکنندگان قبل از شروع رویداد، تصمیم می‌گیرند کدام غرفه‌ها را بازدید کنند؟ هرچه تعداد بیشتری از افراد قبل از نمایشگاه با مواد تبلیغاتی شما مواجه شوند، احتمال بیشتری وجود دارد که با اشتیاق به دنبال غرفه شما در محل نمایشگاه بگردند.

جمع‌بندی

برنامه‌ریزی موفق برای حضور در نمایشگاه‌ها نیازمند دقت، زمان‌بندی و استراتژی‌های هوشمندانه است. از انتخاب صحیح نمایشگاه و فضای غرفه تا طراحی و اجرای فعالیت‌های بازاریابی، هر گام در این فرایند می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت شما داشته باشد. با استفاده از نکات و اصولی که در این مقاله مطرح شد، می‌توانید نه‌تنها غرفه‌ای جذاب و کارآمد داشته باشید، بلکه تجربه‌ای ماندگار برای بازدیدکنندگان خلق کنید که به ارتقای برند و روابط تجاری شما کمک خواهد کرد. به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی دقیق و استفاده از رویکردهای نوآورانه، کلید دستیابی به بازگشت سرمایه بالا و بهره‌وری بیشتر در نمایشگاه‌ها است. پس با اعتمادبه‌نفس و آگاهی، گام‌به‌گام در جهت موفقیت در رویدادهای نمایشگاهی پیش بروید.