نکات مهم پذیرایی در غرفه نمایشگاهی

نکات مهم پذیرایی در غرفه نمایشگاهی از موضوعاتی است که سال‌هاست در صنعت تجارت اهمیت زیادی دارد، زیرا برگزاری نمایشگاه‌ها فرصتی عالی برای معرفی و دیده شدن شرکت‌ها و مجموعه‌ها فراهم می‌کند.

کسب‌وکارها همواره تلاش می‌کنند با حضور در نمایشگاه‌های مرتبط، خدمات و محصولات خود را به صورت حضوری معرفی و تبلیغ نمایند.

اما به دلیل رقابت تنگاتنگ میان شرکت‌ها، تنها حضور در این نمایشگاه‌ها کافی نبوده و برای جذب مخاطب بیشتر لازم به مدیریت صحیح و منظم غرفه به همراه برنامه‌ریزی اصولی و هدفدار می‌باشد که یکی از نشانه‌های مدیریت قوی و درست در این زمینه، درنظر گرفتن شرایط و تدارکات پذیرایی از میهمانان غرفه است.

زیرا غرفه شما در نمایشگاه‌، نمادی از شرکت و خدمات شما محسوب می‌شود.

علاوه براین، معمولا مسئولین و مدیران به دلیل مشغله‌های فراوان کاری، زمانی برای اینگونه برنامه‌ریزی‌ها و تدارکات نداشته و نیازمند دریافت کمک از شرکت‌های تشریفاتی و پذیرایی و استفاده از امکانات آنها می‌باشند.

این نوع شرکت‌های تشریفاتی و خدمات پذیرایی با رعایت کامل نکات و آداب پذیرایی و استفاده از پرسنل مجرب و ماهر در روابط عمومی مسئولیت این بخش را برعهده خواهندگرفت.

اگر به عنوان یک کافرما، قصد حضور در نمایشگاه و استفاده از خدمات پذیرایی را دارید، بهتر است درابتدا  اطلاعات جامعی را در این زمینه کسب کنید تا بتوانید با دانش کامل‌تری نسبت به انتخاب گروه‌پذیرایی مورد نظر اقدام به همین دلیل این مقاله را نگارش کرده‌ایم تا شما را با تعدادی از نکات قابل توجه و مهم پذیرایی و میزبانی در غرفه‌های نمایشگاهی آشنا کنیم.

نکات مهم پذیرایی در غرفه نمایشگاهی

• برای پذیرایی میهمانان از افراد با تجربه و آداب‌دان در این زمینه استفاده بفرمایید.
• نظافت محل پذیرایی، ظروف و…. از کلیدی‌ترین نکات پذیرایی می‌باشد.
• برای شروع پذیرایی حتما از نوشیدنی‌های سرد یا گرم مناسب فصل و شرایط نمایشگاه استفاده کنید.
• می‌توانید در کنار نوشیدنی، از شیرینی‌های کوچک مانند کوکی که امکان خوردن آنها در یک مرحله وجود داشته و نیاز به ظروف خاصی ندارند نیز، استفاده نمایید.
• درصورت تمایل می‌توانید از پک‌ها و بسته بندی‌های مخصوص برای میوه و یا تنقلات استفاده کنید.
• ترجیحا از لیبل اختصاصی برند خود، روی بسته‌های تنقلات یا کارد و چنگال و دستمال کاغذی‌ها استفاده کنید تا مدام در محدوده دید بازدیدکننده قرار بگیرد.
• می‌توانید هدایای کوچک تبلیغاتی مرتبط با محصول یا خدمات خود را تهیه و به میهمانان تقدیم کنید.
• حتما از تعدادی صندلی در غرفه برای میزبانی استفاده کنید.
• اطلاعات کافی در مورد زمینه خدمات و محصولات و نمایشگاه، در اختیار شرکت تشریفاتی قرار دهید.
• منوی پذیرایی و غذایی خود را بر اساس نوع نمایشگاه ( داخلی یا بین المللی) تعیین نمایید.
• اگر امکان حضور میهمان خارجی در غرفه شما وجود دارد، از یک مترجم برای برقراری بهتر ارتباط، کمک بگیرید.
• از غذاهای کم حجم و با امکان میل آسان مانند فینگرفودها برای پذیرایی استفاده کنید.
• برای سرو بهتر نوشیدنی‌ها می‌توانید از بارمن و باریستا کمک بگیرید.
• درصورت تمایل، از تجهیزات اجاره‌ای خدمات پذیرایی مانند دستگاه‌های قهوه‌ساز، آب‌سردکن و….. استفاده نمایید.

راهکارهایی برای اجرای حرفه‌ای‌تر خدمات پذیرایی در غرفه‌های نمایشگاهی

اگر قصد دارید تجربه‌ای به ‌یادماندنی برای بازدیدکنندگان خود رقم بزنید، لازم است کمی فراتر از استانداردها فکر کنید.

در ادامه چند راهکار برای ارتقای سطح خدمات پذیرایی در غرفه نمایشگاهی آورده‌ایم:

1. طراحی میز پذیرایی با دکور هماهنگ با برند

با استفاده از رنگ سازمانی، لوگو، و چیدمان خلاقانه می‌توانید میز پذیرایی را به‌گونه‌ای طراحی کنید که با کل فضای غرفه هماهنگ باشد.

این کار باعث انسجام بصری برند و ماندگاری بیشتر آن در ذهن بازدیدکننده خواهد شد.

2. استفاده از دستگاه‌ها و تجهیزات حرفه‌ای

اجاره دستگاه‌هایی مانند قهوه‌ساز صنعتی، آب ‌سردکن، چای ‌ساز یا حتی بستنی‌ ساز، می‌تواند تجربه‌ای متفاوت و لذت ‌بخش برای بازدیدکننده ایجاد کند.

3. تهیه منوی پذیرایی چند زبانه

برای نمایشگاه‌های بین‌المللی، تهیه منویی دو یا سه ‌زبانه (مثلاً فارسی، انگلیسی و عربی) برای بخش پذیرایی، نشان‌ دهنده‌ی حرفه‌ای بودن و توجه شما به جزئیات است.

4. آموزش هماهنگ ‌سازی پرسنل غرفه با تیم پذیرایی

پرسنل پذیرایی باید شناخت کافی از برند، محصولات و خدمات شما داشته باشند تا در تعامل با بازدیدکنندگان، اطلاعات نادرست منتقل نشود یا ناهماهنگی به وجود نیاید.

چرا همکاری با شرکت‌های تشریفاتی تخصصی توصیه می‌شود؟

امروزه شرکت‌های برگزارکننده‌ی نمایشگاه یا کسب‌وکارهای حاضر در نمایشگاه‌ها، زمان و منابع کافی برای رسیدگی به تمام جزئیات از جمله پذیرایی ندارند.

همکاری با یک شرکت تشریفات نمایشگاهی معتبر، نه تنها از فشار کاری مدیران می‌کاهد، بلکه باعث می‌شود تمام روند پذیرایی، طبق استاندارد و با ظاهری حرفه‌ای انجام شود.

برخی مزایای استفاده از خدمات این شرکت‌ها عبارت‌اند از:

• نیروهای آموزش ‌دیده و خوش ‌برخورد
• تجهیزات کامل و استاندارد
• رعایت بهداشت و تشریفات رسمی
• اجرای دیزاین اختصاصی با هویت برند
• مدیریت زمان و برنامه‌ریزی دقیق برای ساعات اوج بازدید

اشتباهات رایج پذیرایی در نمایشگاه که باید از آنها پرهیز کرد!

در ادامه، برخی از رایج‌ترین اشتباهاتی که در پذیرایی غرفه‌ها دیده می‌شود را مرور می‌کنیم:

• عدم هماهنگی رنگ و هویت بصری برند در میز پذیرایی
• استفاده از خوراکی‌های چسبنده یا نیازمند ظروف زیاد
• نبود نظافت مداوم در بخش پذیرایی یا پرسنل نامرتب
• عدم پیش‌بینی ترافیک بالا و تمام شدن خوراکی‌ها در ساعات پیک
• ندادن اطلاعات کافی به تیم پذیرایی درباره برند و محصولات
• بی‌توجهی به بازدیدکنندگان خاص مثل مهمانان VIP یا خارجی

نتیجه

بسیاری از مردم، بازدید از نمایشگاه را برای کسب اطلاعات و خرید محصول یا خدمات مورد نیاز خود انتخاب می‌کنند؛ زیرا یک نمایشگاه از مجموعه‌ای گسترده از ارائه‌دهندگان یک نوع محصول یا خدمات تشکیل شده و این تنوع، انتخاب را برای سلایق مختلف بسیار آسان‌تر می‌کند.

از طرفی، ارائه حضوری و امکان لمس یک محصول و گفت‌وگوی مستقیم با مسئولان غرفه، تأثیری بسیار بیشتر از سایر روش‌های تبلیغاتی بر مخاطب دارد.

به همین دلیل، غرفه‌داران باید با مدیریت صحیح و رعایت نکات مهم پذیرایی در غرفه نمایشگاهی، تجربه‌ای خوشایند برای بازدیدکنندگان ایجاد کنند تا بتوانند ارتباطی بهتر برقرار کرده و فروش بیشتری داشته باشند.

استفاده از یک شرکت تشریفات و خدمات پذیرایی در نمایشگاه که تجربه و مهارت کافی دارد، از راهکارهای مؤثر برای متمایز شدن از رقبا و جلب توجه بیشتر بازدیدکنندگان است.

سؤالات متداول (FAQ) درباره پذیرایی در غرفه نمایشگاهی

1. آیا پذیرایی در نمایشگاه برای همه کسب‌وکارها ضروری است؟

بله، هر برندی با هر نوع خدمات یا محصول، باید از فرصت تعامل حضوری با بازدیدکنندگان استفاده کرده و تصویری حرفه‌ای ارائه دهد.

2. چه خوراکی‌هایی برای پذیرایی در نمایشگاه مناسب هستند؟

برای پذیرایی در نمایشگاه فینگرفود، میوه‌های بسته‌ بندی‌ شده، نوشیدنی‌های گرم و سرد، کوکی و شیرینی‌های کوچک گزینه‌های رایجی هستند.

3. آیا می‌توان تجهیزات پذیرایی را اجاره کرد؟

بله، بسیاری از شرکت‌های تشریفات امکان اجاره دستگاه‌های قهوه‌ساز، آب‌سردکن، بار قهوه و… را فراهم کرده‌اند.

4. همکاری با شرکت تشریفات چه مزیتی دارد؟

صرفه‌ جویی در زمان، اجرای حرفه‌ای، استفاده از نیروهای آموزش‌ دیده و تجهیزات کامل، مهم‌ترین مزایای برون‌سپاری هستند.

5. آیا پذیرایی در نمایشگاه برای بازدیدکنندگان خارجی هم انجام می‌شود؟

بله، اگر نمایشگاه بین‌المللی باشد، می‌توانید منوی دو یا سه ‌زبانه ارائه دهید و از یک مترجم نیز برای کمک در ارتباطات استفاده نمایید.