شرکت‌هایی که قصد شرکت در نمایشگاه‌های داخلی یا خارجی را دارند، باید به تامین نیروهای غرفه نمایشگاهی اهمیت دهند. با تامین نیرو غرفه نمایشگاهی میتوان خدمات خود را به بهترین شکل ممکن ارائه کرده و به تحقق اهداف خود کمک کرد. یکی از نیروهای مهم، نیروی اینفو یا اینفورمیشن است که به ارائه اطلاعات لازم به بازدیدکنندگان می‌پردازد. در ادامه به بررسی وظایف نیروی اینفو در نمایشگاه پرداخته و با اهمیت حضور او در غرفه آشنا خواهیم شد.

اهمیت تامین نیروی انسانی نمایشگاه

زمانی که در رابطه با رویداد یا خدمات شرکت اطلاعات کلیدی ارائه می‌شود، مخاطب به اهمیت آنها پی برده و برای مدت طولانی آنها را به خاطر می‌سپارد. این اطلاعات در غرفه‌های نمایشگاهی از طریق نیروهای غرفه نظیر نیروی کانتر یا نیروی اینفورمیشن ارائه می‌گردد. برای همین تامین نیروی انسانی نمایشگاه موضوع بسیار مهمی بوده و صاحبان کسب و کارها باید به آن توجه داشته باشند. مدیران و صاحبان کسب و کارها باید به تامین بهترین نیروهای نمایشگاهی بپردازند تا راه تحقق اهداف خود را هموارتر نمایند

برای انتخاب بهترین نیروهای غرفه نمایشگاهی باید به موارد زیادی توجه کرد. آراستگی ظاهری و پوشش مناسب از مهمترین مواردی است که باید مورد توجه قرار داشته باشد. کلیه نیروهای غرفه‌دار باید از پوشش متناسب با استانداردهای نمایشگاهی برخوردار باشند. این افراد باید تجربه و تخصص کافی در جذب مشتریان را داشته باشند تا بتوانند آنها را به مشتریان بالفعل در آینده تبدیل نمایند. داشتن نیروی غرفه‌دار حرفه‌ای میتواند سوددهی و منفعت شرکت در نمایشگاه را دوچندان کرده و شرکت را به عنوان یکی از بهترین شرکت‌ها معرفی نماید.

نیروی اینفورمیشن کیست؟

بسیاری از شرکت‌ها از اهمیت نیروهای غرفه نمایشگاهی غافل هستند و به تامین نیروی مناسب توجهی ندارند. در صورتی که حضور افراد متخصص و کاربلد میتواند نقش موثری در پیشبرد اهداف شرکت داشته باشد. این افراد میتوانند به جذب مشتریان بیشتر برای کسب و کار بپردازند و به بهبود شرایط شرکت کمک کنند. از طرفی در صورت عدم انتخاب صحیح نیروهای نمایشگاه، میتوانند منجر به از دست رفتن بسیاری از مشتریان شده و خسارات و ضرر و زیان‌های مالی زیادی را به شرکت وارد نمایند.

یکی از نیروهای نمایشگاهی که از اهمیت زیادی برخوردار است، نیروی اینفو یا اینفورمیشن است. نیروی اینفو یک شخص خانم یا آقا است که در پشت میز ورودی غرفه یا همان کانتر قرار گرفته و به هدایت بازدیدکنندگان به داخل غرفه می‌پردازد. برای همین به این شخص نیروی کانتر یا پاسخگوی غرفه نیز گفته می‌شود. نیروی اینفورمیشن به بازدیدکنندگان خوش آمد گفته و اطلاعات لازم را در اختیار آنها قرار می‌دهد. این فرد به کلیه سوالات مشتریان نیز پاسخ داده و آنها را به خوبی از خدمات یا محصولات غرفه مطلع می‌کند. برای دستیابی به این اهداف هم نیروی اینفو باید با کسب و کار به خوبی آشنایی داشته باشد و در ارائه اطلاعات و مشاوره‌ها به بهترین شکل عمل نماید.

نقش نیروی اینفورمیشن در نمایشگاه

در برگزاری نمایشگاه یا همایش، نیروی اینفورمیشن بیشترین فردی است که با حضار در ارتباط است. برای همین میتوان گفت نیروی اینفورمیشن به نوعی نماینده شرکت و میزبان آن است. از این جهت نیروی اینفو باید از تجربه و سابقه زیادی در این زمینه برخوردار باشد و با اصولی همچون اصول پذیرایی و نحوه معاشرت با مهمانان آشنایی داشته باشد. این افراد باید نحوه کنترل کردن اوضاع در شرایط بحرانی، نحوه صحیح برخورد با مشتریان ناراضی و معرفی شرکت و خدمات به بهترین شکل ممکن را بلد باشند. با این تفاسیر میتوان از اهمیت و نقش نیروی اینفو در نمایشگاه به خوبی اطلاع پیدا کرد.

ویژگی‌ها و خصوصیات مهم نیروی اینفو نمایشگاه

شخصی که به عنوان نیروی اینفورمیشن در پشت میز کانتر نمایشگاه حضور پیدا می‌کند، باید از چند ویژگی و خصیصه برخوردار باشد. از جمله:

• نیروی اینفو باید به محصولات یا خدمات شرکت آشنایی کامل داشته باشد تا بتواند آنها را به بهترین شکل ممکن معرفی و ارائه نماید. در صورت عدم اطلاع و آگاهی کامل از خدمات و محصولات شرکت، نیروی اینفو قادر به ارائه محصولات به شیوه صحیح نبوده و نمیتواند در جذب افراد به خوبی عمل نماید.
• نیروی اینفو باید شرکت را به خوبی شناخته و با سابقه و تاریخچه آن آشنایی داشته باشد. ارائه یک رزومه کوتاه از شرکت میتواند به ماندگارتر شدن نام شرکت یا برند کمک کرده و آن را نسبت به سایر رقبا متمایز نماید.
• نیروی اینفورمیشن باید از روابط عمومی و فن بیان بسیار قوی برخوردار باشد. این افراد با برخورداری از روابط عمومی قوی میتوانند با هر فردی به خوبی ارتباط برقرار کرده و بر روی او تاثیر مثبتی بگذارند. بازدیدکنندگان نمایشگاه به راحتی میتوانند متوجه تسلط نیروی اینفو بر روی کسب و کار و خدمات آن شوند. برای همین اگر مشتری نتواند اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کند، از ورود به غرفه و استفاده از خدمات و محصولات شرکت پشیمان می‌شود.

مشخصات بهترین نیروی اینفو در نمایشگاه

بهترین نیروهای اینفورمیشن از چند خصوصیت برخوردار هستند که عبارت است از:

• مرتب بودن و آراستگی ظاهری

یکی از خصوصیات بهترین نیروهای اینفو نمایشگاهی، آراستگی ظاهری‌شان است. این افراد باید از پوشش مناسب و تمیزی برخوردار باشند. برخی شرکت‌ها برای نیروهای نمایشگاهی خود از یک فرم مشابه استفاده می‌کنند که در این شرایط نیروی اینفورمیشن نیز موظف به پوشیدن آنها است. لباس نیروهای اینفو باید همواره تمیز و اتو کشیده باشد و هیچ مشکلی در ظاهر آنها وجود نداشته باشد. از سوی دیگر تسلط نیروی اینفو به مباحث بهداشتی و ظاهری بسیار مهم است و باید به آنها توجه گردد.

• مکالمه مناسب و موثر

نیروی اینفورمیشن نمایشگاه باید از روش مکالمه صحیح و موثر اطلاع داشته باشد. این افراد باید از آداب و روش دست دادن به حضار تا مکالمه مناسب با آنها آشنایی داشته باشند.

• سرزندگی و شادابی

از دیگر خصوصیات بهترین نیروی اینفو نمایشگاه باید به سرزنده و شاداب بودن او اشاره کرد. افرادی که ظاهر شادابی دارند، همواره در ذهن افراد باقی مانده و میتوانند تاثیر مثبتی را بر روی مخاطبان داشته باشند.

مهمترین وظایف نیروی اینفورمیشن نمایشگاه

نیروی اینفورمیشن نمایشگاه به گفتگو و صحبت با مخاطبان و بازدیدکنندگان می‌پردازد و با آنها ارتباط برقرار می‌کند. این فرد باید از وظایف خود به خوبی آگاه باشد تا بتواند نقش خود را به بهترین شکل ایفا نماید. در رابطه با مهمترین وظایف نیروی اینفو در نمایشگاه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1. ارتباط با بازدیدکننده و جمع آوری اطلاعات

در وهله اول نیروی اینفورمیشن نمایشگاه باید به برقراری ارتباط موثر با بازدیدکنندگان بپردازد. همچنین گاهی اوقات برای بازاریابی یا تحلیل فرآیند غرفه، نیاز به آمارگیری از بازدیدکنندگان است که این کار بر عهده نیروی اینفورمیشن است. این شخص باید اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی یا نام شرکت و شماره تماس را ثبت کرده و یک گزارش از بازخوردها، نحوه پاسخگویی به سوالات و غیره را به صاحب غرفه ارائه نماید. برای همین شخصی که به عنوان نیروی اینفورمیشن استخدام می‌شود، نباید صرفا یک نویسنده باشد؛ بلکه این شخص باید بتواند در جذب مشتریان به خوبی عمل کرده و آمار دقیقی را در روز پایانی نمایشگاه به صاحب غرفه ارائه نماید. نوشته‌های ارائه شده توسط نیروی اینفو باید کامل باشند و اطلاعات مفیدی را در اختیار صاحب غرفه قرار دهد.

2. جذب بازدید کننده و تبدیل او به مشتری

یکی از وظایف مهم و اصلی نیروی اینفورمیشن در نمایشگاه، جذب مخاطب است. برای این کار هم این شخص باید به محض ورود یک بازدیدکننده، با روی گشاده و لبخند از او استقبال کرده و از طریق فن بیان بالا او را جذب نماید. نیروی اینفو در نمایشگاه باید اطلاعات کاملی که نسبت به کسب و کار و خدمات آن دارد را با توضیحات مختصر در اختیار بازدیدکننده قرار دهد. همچنین باید هرگونه سوالات و ابهامات بازدیدکننده را پاسخ داده و او را راهنمایی نماید. بازدیدکننده با دریافت سریع پاسخ سوالات خود و اطلاع از ویژگی‌های محصول یا خدمات میتواند جذب کسب و کار و خدمات آن شود.

نحوه تامین بهترین نیروهای نمایشگاهی به چه صورت است؟

نیروهای نمایشگاهی تنها به نیروی اینفو محدود نمی‌شوند. برای برگزاری هرچه بهتر یک نمایشگاه نیاز به تامین نیروهایی از جمله نیروی غرفه‌دار، نیروی مهماندار، نیروی مترجم و نیروی خدماتی است. برای تامین نیروی نمایشگاهی از جمله نیروی اینفورمیشن، باید به موارد زیادی توجه کرده و در این زمینه سهل انگاری نکرد. هر چقدر در انتخاب نیروی اینفو نمایشگاه حساسیت بیشتری به خرج داده شود، میتوان بهترین نیرو را انتخاب کرده و از آنها در راستای تحقق اهداف خود استفاده کرد.

برای تامین نیرو نمایشگاهی همچون نیروی اینفورمیشن باید به سراغ شرکت‌های خدمات نمایشگاهی معتبر بروید. در حال حاضر شرکت‌های متعددی در این زمینه در حال فعالیت هستند. برخی از این شرکت‌ها شهرت و سابقه بسیار خوبی دارند و خدمات نمایشگاهی را به بهترین شکل ممکن ارائه می‌نمایند. شرکت خدمات تشریفات سارینا از جمله شرکت‌های معتبر در این زمینه بوده که میتوانید کلیه خدمات نمایشگاهی را با قیمت مناسب از طریق آن تهیه نمایید.

جمع بندی

نیروی اینفورمیشن به نحوی نماینده و میزبان شرکت است و باید به کلیه وظایف خود آشنایی داشته باشد. همانطور که اشاره کردیم این شخص باید از روابط عمومی و فن بیان عالی برخوردار باشد تا بتواند با مشتریان یا بازدیدکنندگان غرفه به خوبی ارتباط برقرار نماید. همچنین نیروی اینفو باید با محصول و شرکت آشنایی کامل داشته باشد و بتواند از پس پاسخگویی به هرگونه سوال بازدیدکنندگان برآید.