صنعت برگزاری نمایشگاه شامل طیف گسترده‌ای از شرکت‌ها است که هر کدام نقش خاصی را در فرایند برگزاری رویداد ایفا می‌کنند. از مکان‌های نمایشگاهی بزرگ گرفته تا شرکت‌های طراحی غرفه و پیمانکاران اصلی، آشنایی با نقش هر یک از این شرکت‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا انتخاب‌های آگاهانه‌ای در هنگام برنامه‌ریزی حضور در یک نمایشگاه داشته باشید.

همان‌طور که در بالا اشاره شد، به‌عنوان یک غرفه‌دار، آشنایی با انواع شرکت‌های برگزاری نمایشگاه می‌تواند به شما کمک کند تا انتخاب مناسبی برای نیازهای کسب‌وکارتان داشته باشید. برخی از این انواع عبارت‌اند از:

• پیمانکار اصلی نمایشگاه (General Contractor): این شرکت مسئولیت کلی طراحی، ساخت، و نصب غرفه نمایشگاه را بر عهده می‌گیرد. آن‌ها معمولاً با طیف وسیعی از تأمین‌کنندگان همکاری می‌کنند تا پروژه را به سرانجام برسانند.
• سازنده غرفه نمایشگاه (Stand Builder): این شرکت‌ها به‌صورت تخصصی در ساخت و نصب غرفه‌های نمایشگاه فعالیت می‌کنند. آن‌ها می‌توانند از طرح‌های آماده یا سفارشی استفاده کنند.
• آژانس طراحی (Design Agency): این آژانس‌ها به طراحی و برندینگ غرفه نمایشگاه می‌پردازند. آن‌ها می‌توانند در طراحی گرافیک، معماری داخلی، و انتخاب متریال مناسب به شما کمک کنند.
• ارائه‌دهندگان خدمات تخصصی (Niche Service Providers): این شرکت‌ها خدمات تخصصی مانند پذیرایی، نورپردازی، صدا، ویدیو، و چاپ را ارائه می‌دهند. آن‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا غرفه‌ی خود را به بهترین شکل ممکن به نمایش بگذارید.

محل برگزاری نمایشگاه

رویدادهای محبوب معمولاً در مکان‌های بزرگ مانند مرکز همایش‌های بین‌المللی برگزار می‌شوند. محل برگزاری توسط برگزارکننده رویداد از قبل انتخاب و رزرو می‌شود تا زمان کافی برای تمامی غرفه‌داران برای رزرو فضای غرفه خود وجود داشته باشد.

محل برگزاری نمایشگاه دارای امکانات معمولی مانند سرویس بهداشتی و فضاهای بزرگ برای گردهمایی و شبکه‌سازی افراد است. همچنین می‌تواند خدماتی را ارائه دهد که تنها به طور مستقیم از سوی محل برگزاری قابل‌ارائه هستند، مانند خدمات اینترنت کابلی، برق، لوله‌کشی، پذیرایی، نظافت غرفه، تجهیزات صحنه و هرگونه پشتیبانی اضطراری در محل و غیره.

برای برخی از خدمات، تنها پیمانکاران اصلی نمایشگاه و ارائه‌دهندگان خدمات خاص قراردادهایی با محل برگزاری دارند تا این خدمات را به غرفه‌داران ارائه دهند. سپس غرفه‌داران این خدمات را از طریق آنها رزرو می‌کنند.

برگزارکننده رویداد

برگزارکننده رویداد شرکتی است که مسئولیت کامل برنامه‌ریزی، اجرا و مدیریت رویدادهای نمایشگاهی را بر عهده دارد. این شرکت وظیفه جذب شرکت‌کنندگان، تأمین فضای نمایشگاهی، هماهنگی با تأمین‌کنندگان خدمات، و نظارت بر تمامی جنبه‌های فنی و لجستیکی رویداد را بر عهده می‌گیرد.

نماینده فروش این شرکت فردی است که با آن برای رزرو فضای غرفه در یک رویداد تماس خواهید گرفت. آن‌ها بسته‌های مختلف قیمت غرفه را ارائه می‌دهند که معمولاً شامل غرفه استاندارد با پوسته یا صرفاً فضای خالی است. در صورت انتخاب فضای خالی، باید با یک سازنده غرفه برای طراحی و ساخت غرفه قرارداد ببندید.

برگزارکننده رویداد همچنین نقش رابط اصلی بین محل برگزاری رویداد، تدارکات رویداد در محل، پیمانکار اصلی و سایر ارائه‌دهندگان خدمات تخصصی را ایفا می‌کند. وظیفه اصلی آن‌ها اطمینان از برگزاری روان رویداد در تمامی مراحل، از جمله آماده‌سازی، برگزاری و برچیدن، است. این شامل هماهنگی با پیمانکاران، مدیریت جریان ترافیک، و نظارت بر رعایت استانداردهای ایمنی و بهداشتی است.

پیمانکار کل نمایشگاه

پیمانکار اصلی نمایشگاه وظیفه اجرای بخش عمده‌ای از امور فیزیکی رویداد را برای برگزارکننده بر عهده دارد؛ هر رویداد با دیگری متفاوت است و بنابراین دامنه وظایف پیمانکار ممکن است متغیر باشد، اما به‌طورکلی، این پیمانکار مسئول نصب و جمع‌آوری غرفه‌های استاندارد، تجهیزات اجاره‌ای نمایشگاه و تأمین برق است. پیمانکار اصلی می‌تواند از غرفه‌های سفارشی نیز پشتیبانی کند، درصورتی‌که ترجیح دهید در طول رویداد تنها با یک تأمین‌کننده در ارتباط باشید. بااین‌حال، باید در نظر داشته باشید که بیشتر اوقات، پیمانکار اصلی کارهای سفارشی را به پیمانکاران ثالث، مانند سازندگان غرفه، برون‌سپاری می‌کند که می‌تواند هزینه‌های شما را بیش از حد افزایش دهد.

به دلیل گستردگی وظایف این نوع شرکت‌های نمایشگاهی، آن‌ها دسترسی زودهنگام به محل برگزاری رویداد دارند تا اطمینان حاصل کنند زمان کافی برای تکمیل بخش عمده کار در اختیار دارند. می‌توان این‌گونه تصور کرد که به‌جای مدیریت یک فضای غرفه‌ای واحد، آن‌ها باید به کل مجموعه محل برگزاری به‌عنوان یک پکیج کامل رسیدگی کنند.

غرفه‌های آماده نمایشگاهی

به دلیل هزینه‌های مقرون‌به‌صرفه، غرفه‌های آماده گزینه‌ای مناسب برای شرکت‌کنندگانی است که برای اولین‌بار در نمایشگاه شرکت می‌کنند و قصد دارند فضای نمایشگاهی را تجربه کنند. تمام غرفه‌های آماده از قاب‌های آلومینیومی با پانل‌های داخلی ساخته می‌شوند، و تنها بخش‌هایی که امکان نمایش برند خود را دارید، پانل‌های پیشانی و دیوارهای غرفه است. بسته به نوع رویداد، این غرفه‌ها معمولاً به‌صورت گروهی قرار گرفته و حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد از انواع غرفه‌ها را تشکیل می‌دهند. این بسته ساخت انبوه توسط پیمانکار اصلی نمایشگاه مدیریت می‌شود که مسئولیت اطمینان از ساخت صحیح غرفه‌ها و تأمین برق و اقلام اجاره‌ای موردنیاز هر شرکت‌کننده را بر عهده دارد.

تجهیزات اجاره‌ای نمایشگاه

تجهیزات اجاره‌ای شامل مبلمان، کف‌پوش، نورپردازی و حتی تجهیزات صوتی تصویری است که می‌توان آن‌ها را به طور مستقیم از پیمانکار اصلی نمایشگاه تهیه کرد. این روش از جهاتی می‌تواند راحت‌تر باشد، زیرا پیمانکار اصلی پشتیبانی حضوری ارائه می‌دهد؛ اما، بررسی سایر تأمین‌کنندگان شخص ثالث که خدمات مشابهی را معمولاً با قیمت‌های رقابتی‌تر عرضه می‌کنند نیز حائز اهمیت است. در مورد تجهیزات اجاره‌ای، شما هزینه‌ی خرید تجهیزات کاملاً نو را نمی‌پردازید، بنابراین اگر به تجهیزات نو نیاز دارید، خرید مستقیم ممکن است به‌صرفه‌تر باشد و همچنین شما مسئولیت لجستیک انتقال آن‌ها به محل برگزاری و بازگشت را برعهده خواهید داشت. انتخاب پیمانکار اصلی تنها برای ایجاد سهولت و کاهش نیاز به مدیریت پروژه در روند اجراست.

برق

برای تأمین برق، تنها یک روش وجود دارد و آن هماهنگی مستقیم با پیمانکار اصلی است. پیمانکار اصلی نمایشگاه دارای قراردادی با محل برگزاری نمایشگاه است (محلی که منبع برق از آن تأمین می‌شود)، و به‌منظور اطمینان از ایمنی و توزیع مناسب برق، این وظیفه فقط باید توسط یک شرکت – پیمانکار اصلی – مدیریت شود. برق یک عنصر بسیار حساس در نمایشگاه است؛ یک اشتباه می‌تواند کل رویداد را تحت‌تأثیر قرار دهد. پیمانکار اصلی قادر است هرگونه برق موردنیاز برای غرفه و محصولات شما را تأمین کند، اما این نیاز باید از قبل رزرو شود؛ در غیر این صورت، ممکن است با هزینه اضافی یا کمبود تجهیزات برقی مواجه شوید.

جمع‌بندی

در پایان، صنعت برگزاری و تشریفات نمایشگاهی باتوجه‌به رشد روزافزون رویدادها و نمایشگاه‌ها، نقشی حیاتی در تسهیل ارتباطات تجاری و فرهنگی دارد. شرکت‌های فعال در این حوزه، با تخصص و دانش خود، بستری مناسب برای معرفی محصولات، خدمات و ایجاد شبکه‌های ارتباطی فراهم می‌آورند. باتوجه‌به وجود انواع مختلف شرکت‌ها در این زمینه،  از شرکت‌های بزرگ و بین‌المللی گرفته تا کسب‌وکارهای محلی، انتخاب آگاهانه و متناسب با نیازها می‌تواند موفقیت رویداد را تضمین کند. ارتقای کیفیت خدمات و بهره‌گیری از نوآوری‌ها و فناوری‌های جدید نیز از جمله عواملی است که به رشد و اثربخشی بیشتر این صنعت کمک خواهد کرد.