نحوه راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی

طراحی و راه‌اندازی غرفه نمایشگاه جزو اقدامات بسیار مهم جهت حضور موفق در نمایشگاه است. شرکت‌هایی که قصد شرکت در نمایشگاه را دارند، باید به طراحی و دیزاین غرفه خود اهمیت دهند تا بتوانند حضور بهتر و موفق‌تری در نمایشگاه داشته باشند. برای راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی نیاز به اقدامات خاصی است که در این مطلب به بررسی آنها می‌پردازیم.

اهمیت غرفه‌سازی در نمایشگاه

طراحی و ساخت غرفه نمایشگاه از اهمیت زیادی برخوردار است. غرفه‌سازی نمایشگاه طبق اصول و قواعد خاص باعث می‌شود تا شرکت یا برند موقعیت بهتری برای معرفی خدمات و محصولات خود به مخاطبان داشته باشد. غرفه نمایشگاه باید به گونه‌ای طراحی شود که مشتریان به راحتی محصولات را مشاهده کرده و نسبت به خدمات شرکت مطلع شوند. در این شرایط شانس افزایش فروش محصول یا خدمات بیشتر می‌شود. از سوی دیگر با غرفه‌سازی مناسب میتوان در ذهن مخاطب ماندگارتر شده و به شناخت بهتر برند کمک کرد. همین موارد باعث شده تا شرکت‌ها برای راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی و طراحی و دیزاین آن به سراغ افراد متخصص در این زمینه بروند و طراحی غرفه نمایشگاهی خود را به دست آنها بسپارند.

مراحل و نحوه راه‌اندازی غرفه نمایشگاه

در اینجا مراحل و نحوه راه‌اندازی غرفه نمایشگاه را به صورت گام به گام شرح می‌دهیم.

• اخذ مجوز غرفه‌سازی

در اولین گام باید به سراغ یک شرکت فعال در زمینه غرفه‌سازی نمایشگاه رفت. این شرکت‌ها از نحوه دریافت مجوز غرفه‌سازی اطلاع دارند و این کار را خیلی سریع انجام می‌دهند. پس از عقد قرارداد با شرکت غرفه‌ساز نمایشگاهی و دریافت مجوز، عملیات ساخت غرفه شروع می‌شود. دریافت مجوز غرفه‌سازی برای حضور در نمایشگاه‌های بزرگ و بین المللی بسیار حائز اهمیت است. طی این کار شرکت غرفه‌ساز یک مبلغ مشخصی را به حساب برگزارکننده نمایشگاه واریز کرده تا در صورت وارد شدن هرگونه آسیب و خسارت به نمایشگاه، مبلغ جریمه از آن کسر شود.

• عملیات کف ریزی

پس از دریافت مجوز و مشخص شدن محل قرارگیری غرفه، تیم غرفه‌ساز شروع به کف‌ریزی در محل می‌کند. برای کف‌ریزی معمولا به جایگذاری پنل‌های مکعبی چوبی، فلزی یا پلاستیکی پرداخته می‌شود که این کار هم محدوده غرفه را مشخص می‌کند و هم شرایط لازم جهت استفاده از موکت و یا کفپوش‌های دیگر را مهیا می‌کند. شرکت‌های غرفه‌سازی برای کاهش هزینه‌ها معمولا به سراغ انواع کفپوش‌های ارزان می‌روند.

نوع کفپوش استفاده شده در غرفه نمایشگاهی بستگی به نظر کارفرما دارد. کف غرفه میتواند با استفاده از پارکت یا متریال دیگر پوشیده شود. البته عموما در غرفه‌ها از پارکت استفاده می‌شود. این مواد مقرون به صرفه هستند و در هزینه شرکت صرفه‌جویی می‌کنند. با این حال کارفرما میتواند بسته به سلیقه و شرایط از کفپوش‌های دیگر نیز استفاده نماید.

• ساخت و ساز غرفه

پس از اتمام عملیات کف‌ریزی، پروسه نجاری و ساخت و ساز غرفه شروع می‌شود. در این مرحله تیم غرفه‌ساز با توجه به طرح مورد نظر کارفرما، اقدام به نجاری غرفه و ساخت آن می‌کنند. در مرحله ساخت و ساز دیوارکشی، میز کانتر یا میز پیشخوان و موارد دیگر آماده می‌شود. برای ساخت غرفه نمایشگاهی باید از متریال مرغوب و باکیفیتی استفاده شود تا ساخت و راه‌اندازی غرفه به بهترین شکل ممکن صورت بگیرد.

• برق کشی

پس از اتمام مرحله نجاری و ساخت غرفه، نوبت به برق‌کشی آن می‌رسد. از همان ابتدا مجوز انشعاب برق سه فاز از طرف نمایشگاه صادر می‌شود و فرد برقکار با استفاده از تجهیزات موجود اقدام به تامین برق غرفه می‌کند. نورپردازی غرفه نمایشگاهی هم باید در این مرحله انجام شود. برای این کار هم میتوان از پروژکتور، هالوژن و یا لامپ‌های مهتابی استفاده کرد. استفاده از هر یک از این لوازم هم بستگی به نظر و سلیقه کارفرما دارد. در این مرحله باید تعداد چراغ‌ها و همچنین محل قرارگیری آنها به درستی مشخص شود تا بعدا غرفه از نظر نور با مشکل مواجه نشود. نورپردازی غرفه باید در حد مناسبی بوده و بیش از حد کم نور و یا پر نور نباشد. در صورتی که نور غرفه کم باشد، نمایش محصولات به خوبی صورت نمی‌گیرد. در صورتی هم که نور غرفه بیش از اندازه زیاد باشد، موجب آزار چشم بازدیدکننده شده و او را ترغیب به ترک سریع غرفه می‌کند.

• نقاشی و دیزاین غرفه

مرحله بعدی به نقاشی و دیزاین غرفه اختصاص دارد. در این مرحله تیم طراحی اقدام به بتونه کاری کرده و سپس نقاشی و طراحی غرفه را شروع می‌کنند. رنگ غرفه میتواند بر اساس سلیقه کارفرما مشخص شود. در صورتی که رنگ خاصی از سوی کارفرما تعیین شود، طراحان ملزم به طراحی و نقاشی غرفه بر اساس همان رنگ هستند.

• نصب تجهیزات لازم در غرفه

در نهایت تجهیزات مورد نظر نظیر لایت باکس، پوستر و غیره در غرفه نصب می‌شود. لایت باکس‌ها در انواع مختلفی موجود هستند که با توجه به سلیقه و نیاز کارفرما میتوان از یک نوع آن استفاده کرد. همچنین میتوان از پوسترها با طرح‌ها و رنگ‌های خاص استفاده کرده و غرفه را به شکل زیبایی دیزاین کرد.

تجهیزات مورد نیاز در راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی

تجهیزات مورد نیاز در غرفه نمایشگاه بستگی به نوع غرفه و نیازهای کارفرما دارد. در این رابطه میتوان به میز، مبل، صندلی، آبسرد کن و لوازم گرمایشی یا سرمایشی اشاره کرد. از طرفی استفاده از سازه‌های نمایشگاهی میتواند در تجهیز کردن غرفه بسیار موثر واقع شود. در این رابطه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• میز کانتر: میز کانتر یا پیشخوان سازه‌ای است که از آن جهت مذاکره و پاسخ به سوالات بازدیدکنندگان استفاده می‌شود. به این صورت که نیروی اینفورمیشن در پشت میز قرار گرفته و به سوالات مشتریان پاسخ می‌دهد. در فضای جلوی این سازه معمولا از لوگو یا نشان تجاری برند استفاده می‌شود.
• رول آپ استند: این سازه برای معرفی شرکت با پیامی مختصر کاربرد دارد. بر روی این سازه یک پیام همراه با نام و نشان تجاری برند درج می‌شود. رول آپ استندهای نمایشگاهی در انواع مختلفی موجود هستند که میتوان از هر یک از آنها در تجهیز غرفه استفاده کرد.
• استند کاتالوگ نمایشگاهی: برای دسته‌بندی و مرتب کردن بروشور، کاتالوگ و غیره میتوان از استندهای مخصوص استفاده کرد. این استندها نیز در ابعاد و اشکال مختلفی موجود هستند.

فاکتورهای مهم در طراحی غرفه نمایشگاهی

طراحی غرفه نمایشگاهی در ایجاد یک فضای بصری جذاب و کاربردی نقش مهمی دارد. در طراحی غرفه باید به موارد زیادی توجه کرده و فاکتورهای مهمی را در نظر گرفت. از مهمترین فاکتورها در طراحی غرفه نمایشگاهی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• برندسازی: غرفه باید از نظر بصری با برند شرکت هماهنگ باشد. به طوری که طرح و رنگ آن با رنگ سازمانی و لوگو در تناسب باشد.
• عملکرد: غرفه باید به نحوی طراحی شود که به راحتی قابل پیمایش باشد. همچنین غرفه باید یک فضای مناسب جهت تعامل بازدیدکنندگان با محصولات را داشته باشد. در غرفه باید فضای مناسبی برای مذاکره با مهمانان خاص در نظر گرفته شود.
• زیبایی شناسی: غرفه باید از نظر بصری جذابیت داشته باشد تا مخاطب ترغیب به ورود به غرفه شود.
• تعامل: طراحی غرفه نمایشگاه باید به نحوی باشد که بازدیدکننده را درگیر کرده و آنها را تشویق به کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با شرکت و محصولات آن نماید.

نکات مهم در طراحی موثرترین غرفه نمایشگاهی

• طراحی غرفه نمایشگاهی را با یک مفهوم قوی شروع کنید. این میتواند یک ایده خلاقانه، یک پیام منحصربفرد و یا یک طراحی جسورانه باشد.
• در طراحی غرفه حتما مخاطبان هدف را در نظر داشته باشید. این که مخاطبان غرفه چه افرادی هستند و علایق آنها چه چیزهایی است، میتواند در طراحی بهترین غرفه موثر واقع شود.
• برای راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی حتما از متریال باکیفیت و مرغوب استفاده کنید. نوع مواد مصرفی در ساخت غرفه میتواند تفاوت زیادی در ظاهر کلی آن ایجاد کند. مواد باید از نوع باکیفیتی باشند و تاثیر مثبتی بر روی دید بیننده داشته باشند.
• از دیگر نکات مهم در طراحی غرفه نمایشگاهی باید به توجه به جزئیات اشاره کرد. در طراحی غرفه باید کوچکترین موارد نیز در نظر گرفته شوند. این میتواند شامل مواردی همچون روشنایی، نوع کفپوش، مبلمان و چیدمان آنها و مواردی از این دست باشد.
• پس از طراحی و راه‌اندازی غرفه حتما به آزمایش و تست آن بپردازید. این کار باعث می‌شود تا از وجود هرگونه مشکل در غرفه مطلع شوید و خیلی سریع اقدام به برطرف کردن آنها کنید. با این کار میتوانید از سالم بودن غرفه در زمان برگزاری نمایشگاه مطمئن شوید.

کلیات مراحل راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی

در اینجا یک جمع‌بندی در رابطه با نحوه راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی ارائه می‌کنیم.

• برنامه ریزی: در ابتدا باید هدف شرکت در نمایشگاه را مشخص کنید. پس از آن میتوانید به سراغ طراحی و اجرای غرفه نمایشگاه بروید.
• طراحی: در این مرحله طراحی غرفه انجام می‌شود و نحوه دیزاین غرفه، محل استفاده از نمایشگرها و موارد دیگر تعیین می‌گردد.
• ساخت: پس از طراحی نوبت به ساخت غرفه می‌رسد. در این مرحله غرفه با توجه به موارد ذکر شده در بخش‌های قبلی ساخته شده و تمام سازه‌های مورد نیاز در آن قرار می‌گیرد.
• تزئین و دکوراسیون: در این مرحله میتوان از لوازم خاصی جهت دکوراسیون و تزئین غرفه نمایشگاهی استفاده کرده و جذابیت بیشتری در آن ایجاد کرد.

جمع بندی

در این مطلب با نحوه راه‌اندازی غرفه نمایشگاهی آشنا شدیم. در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر و یا تجهیز غرفه نمایشگاهی خود میتوانید با تیم تشریفات سارینا در تماس باشید.