آماده‌سازی یک شرکت برای حضور موفق در نمایشگاه تجاری، فرایندی چندوجهی و نیازمند برنامه‌ریزی استراتژیک است. برای ایجاد یک حضور تأثیرگذار و کسب بهترین برداشت اولیه، توجه به اقدامات کلیدی پیش از آغاز نمایشگاه ضروری است. در ادامه، به بررسی این اقدامات پرداخته خواهد شد.

این مرحله شامل شناسایی اهداف شرکت در نمایشگاه، تعیین مخاطب هدف، طراحی استراتژی بازاریابی، انتخاب محصولات یا خدمات مناسب برای نمایش، طراحی غرفه، تهیه مواد تبلیغاتی، آموزش پرسنل، و ایجاد یک برنامه بازاریابی دیجیتال هماهنگ است. با اجرای دقیق این مراحل، شرکت می‌تواند زمینه را برای یک حضور موفق در نمایشگاه فراهم کند.

تحقیق و بررسی جامع گزینه‌ها

تحقیق، بنیادین‌ترین گام در برنامه‌ریزی هر نمایشگاه موفق به شمار می‌رود. برخورداری از اطلاعات کامل و دقیق، امکان اتخاذ تصمیمات آگاهانه و استراتژیک را فراهم آورده و به برگزاری نمایشگاهی چشم‌نواز و الهام‌بخش برای رقبا منجر می‌شود. در این مسیر، انتخاب یک تأمین‌کننده مناسب نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. شرکت‌های متعددی در حوزه برگزاری نمایشگاه فعالیت می‌کنند که هر یک باتوجه‌به تخصص، منابع و مقیاس فعالیت، پیشنهادات قیمتی متفاوتی ارائه می‌دهند؛ لذا، مقایسه دقیق خدمات و هزینه‌های ارائه شده توسط این شرکت‌ها، گامی ضروری در جهت اتخاذ تصمیم بهینه محسوب می‌شود.

بازدید حضوری از نمایشگاه‌های مرتبط

با نگاهی از دریچه یک بازدیدکننده یا مشتری بالقوه به دنبال خدمت یا محصول مشخص، به بررسی دقیق غرفه‌های مختلف بپردازید. توجه کنید که چه عوامل بصری، فضایی و ارتباطی باعث ایجاد برداشت اولیه منحصربه‌فرد در شما می‌شود. چه ویژگی‌هایی در برخی غرفه‌ها حس تعلق و آرامش بیشتری ایجاد می‌کند؟ این تجربه مستقیم و عمیق، بینشی ارزشمند در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌تواند به طور مؤثر در فرایند طراحی و برنامه‌ریزی غرفه خود مورداستفاده قرار گیرد. با درک عمیق ترجیحات و انتظارات بازدیدکنندگان، می‌توانید فضایی خلق کنید که توجه مخاطب را جلب کرده و به ایجاد ارتباط مؤثر با آن‌ها منجر شود.

این رویکرد عملی، به شما امکان می‌دهد تا از دیدگاه مشتری نهایی به طراحی غرفه خود نزدیک شده و تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنید.

گفتگو با سایر غرفه‌داران

سازمان‌دهندگان رویداد غرفه‌های استاندارد پوسته‌ای (shell scheme) ارائه می‌دهند. علاوه بر این، غرفه‌های کاملاً سفارشی نیز وجود دارد. فرصتی پیدا کنید تا با این غرفه‌داران گفتگوی عمیقی داشته باشید، دلایل انتخاب مسیر آن‌ها را مشخص کنید و بررسی نمایید که آیا این مسیر برای غرفه شما سودمند خواهد بود یا خیر. چه چیزی برای آن‌ها جواب داده و چه چیزی جواب نداده است؟ احتمالاً با همین پرسش‌ها مواجه خواهید شد که به شما کمک می‌کند اولویت‌های غرفه خود را مشخص کنید.

کسب اطلاعات از برگزارکنندگان نمایشگاه

برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها بیشترین تجربه را دارند، چرا که با انواع مختلف غرفه‌داران و رویدادها در طول سال سروکار دارند. آن‌ها می‌توانند داده‌ها و اعداد مفیدی در اختیار شما قرار دهند که به شما در تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین رویداد مناسب نیازهایتان کمک می‌کند. پس از انتخاب رویداد موردنظر، برگزارکننده نمایشگاه نقطه تماس شما برای تمام سؤالات مرتبط با رویداد خواهد بود؛ بنابراین، بد نیست از تجربیات آن‌ها بهره ببرید.

انتخاب رویداد مناسب

رویدادهای مختلف مخاطبان متفاوتی را هدف قرار می‌دهند؛ برخی فقط با دعوت‌نامه قابل‌دسترسی هستند و برخی دیگر عمومی می‌باشند که هر کدام مزایای خاص خود را دارند؛ بنابراین، این موضوع بر اطلاعاتی که می‌خواهید در غرفه خود به اشتراک بگذارید تأثیر می‌گذارد. نوع محتوایی که نمایش می‌دهید برای کسی که هیچ اطلاعی از محصول یا خدمات شما ندارد با کسی که به دنبال چیزی خاص است (احتمالاً جزئیات فنی بیشتری ارائه می‌دهید) متفاوت خواهد بود. می‌توانید از ابزار تحقیقاتی رویداد مانند Tradefest برای یافتن بهترین نمایشگاه‌ها و اکسپوها استفاده کنید.

مخاطب

درک این نکته مهم است که رویدادهای مختلفی وجود دارند که مخاطبان خاصی را جذب می‌کنند که ممکن است برای مشارکت شما مفید باشد یا نباشد. ممکن است شما صرفاً برای افزایش دید خود در آن رویداد شرکت کنید که عالی است. بااین‌حال، اگر به دنبال بازگشت سرمایه هستید، باید مخاطب هدف موردنظر خود را به‌وضوح درک کنید و سپس غرفه خود را به‌صورت استراتژیک برای هدف قراردادن آن مخاطب طراحی کنید.

حجم ترافیک

اکسپوهای کوچک و بزرگ وجود دارند؛ اکسپوهای بزرگ بازدیدکنندگان بیشتری را جذب می‌کنند، اما درعین‌حال، رقابت بیشتری نیز خواهید داشت؛ بنابراین، ممکن است بخواهید شرکت خود را برای هر نمایشگاه متفاوت نشان دهید و بودجه بیشتری را برای نمایشگاه‌های بزرگ در نظر بگیرید. برای بهترین سناریو آماده باشید و فرض کنید غرفه شما مملو از بازدیدکننده خواهد بود؛ در این صورت، باید یک استراتژی برای حفظ وجهه حرفه‌ای شرکت خود داشته باشید.

رقابت

در صورت امکان، سعی کنید بفهمید که آیا رقبا نزدیک شما در همان نمایشگاه شرکت خواهند کرد یا خیر و اینکه آن‌ها در کجا قرار دارند. به‌عنوان‌مثال، اگر شما در نزدیکی یکدیگر قرار دارید، ممکن است بخواهید به‌صورت استراتژیک یک دیوار برجسته بسازید تا بازدیدکنندگان را از آمدن به غرفه شما به‌جای رقبا منحرف کنید. مخاطب هدف شما مستقیماً غرفه شما را با رقبا مقایسه می‌کند؛ بنابراین، برای این گفتگو آماده باشید یا به‌سادگی با یک غرفه سفارشی چشمگیر غلبه کنید و بلافاصله برنده رقابت شوید.

تعریف واضح اهداف

عوامل بسیاری می‌توانند بر موفقیت اولین نمایشگاه شما تأثیر بگذارند؛ بنابراین، تعیین هدف از حضور در این رویداد بسیار مهم است. خواه می‌خواهید دریابید که بازدیدکنندگان از قبل با شرکت شما آشنا هستند یا قصد دارید خدمات خود را به عموم مردم معرفی کنید، موارد زیر برخی از نکات مفیدی هستند که می‌توانید در لیست اهداف خود بگنجانید؛ برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد استراتژی‌های حضور در رویداد بعدی خود، راهنمای عملی ما در مورد نمایشگاه‌های تجاری را بررسی کنید.

تست مخاطب

از این فرصت برای صحبت با بازدیدکنندگان خود و اطلاع از آگاهی آن‌ها درباره محصول/خدمات خود استفاده کنید. آیا آن‌ها برای آگاهی بیشتر نیاز به اطلاعات بیشتری دارند یا آماده خرید هستند و فقط به کمی انگیزه مانند تخفیف نیاز دارند؟ در مورد نوع کلی مخاطبان بازدیدکننده از رویداد چطور؟ آیا آن‌ها در مخاطب هدف شما قرار دارند؟ این می‌تواند تأثیر زیادی بر نرخ تبدیل شما داشته باشد؛ آن‌ها ممکن است علاقه‌ای نداشته باشند یا آماده یادگیری بیشتر نباشند و برای جذب آن‌ها به کار فروش نیاز است.

تست شیوه‌های فروش خود

یک استراتژی برای نحوه برخورد با مشتریان داشته باشید؛ می‌توانید یک لیست تهیه کنید و برای اجرای هر نوع تکنیک فروش، یک بازه زمانی مشخص اختصاص دهید. این موارد را یادداشت کنید و برای رویداد بعدی می‌توانید تلاش بیشتری را روی تکنیکی که بهتر جواب داده است متمرکز کنید و آن را گسترش دهید. با وجود این استراتژی، اعتمادبه‌نفس لازم برای تصمیم‌گیری درست برای رویداد بعدی خود را خواهید داشت و درک بهتری از عناصر اضافی که می‌توانند به شما در تسلط بر این حوزه کمک کنند، خواهید داشت.

انتخاب تأمین‌کننده غرفه مناسب

وقتی صحبت از نوع غرفه‌ای که می‌توانید داشته باشید می‌شود، معمولاً 3 گزینه وجود دارد که هر کدام دارای اثربخشی بصری و تغییرات هزینه خاص خود هستند. اگر بودجه کافی ندارید، اسکلت غرفه مناسب خواهد بود. در غیر این صورت، اگر می‌توانید کمی بیشتر هزینه کنید، می‌توانید به یک کیفیت بسیار بهتر برای نمایش حرفه‌ای شرکت و برند خود ارتقا دهید.

دریافت غرفه استاندارد از برگزارکننده

این ارزان‌ترین گزینه برای شروع حضور در نمایشگاه‌ها است. باید در نظر داشته باشید که غرفه‌های استاندارد شبیه به هم هستند و فاقد المان‌های خاصی برای تمایز از سایر غرفه‌ها می‌باشند.

خرید غرفه پاپ‌آپ پرتابل

با ارتقای به سطح بعدی با استفاده از غرفه‌های پاپ‌آپ پرتابل، می‌توانید ظاهری تمیز و بدون درز برای غرفه خود ایجاد کنید. این گزینه برای شرکت‌هایی مناسب است که به تصویر برند خود اهمیت می‌دهند. مزیت غرفه‌های پاپ‌آپ قابلیت استفاده مجدد، وزن سبک و امکان نصب بدون نیاز به نیروی کار اضافی است.

سرمایه‌گذاری در غرفه سفارشی

اگر می‌دانید که رقبا نیز در نمایشگاه حضور خواهند داشت، ارتقای به یک غرفه سفارشی برای بهبود تصویر برند و جایگاه صنعت شما بسیار توصیه می‌شود. امکان ایجاد یک غرفه سفارشی ساده با حداکثر تأثیرگذاری با استفاده از حداقل اجزا وجود دارد. برای اطلاع از امکانات موجود با سازنده غرفه خود صحبت کنید.

تهیه لوازم تبلیغاتی

محصولات تبلیغاتی رویدادها همواره محبوب هستند، اما انتخاب نوع تأثیرگذاری بر بازدیدکنندگان بر عهده شماست. می‌توانید دو نوع هدیه به بازدیدکنندگان ارائه دهید: عمومی یا سفارشی. درصورتی‌که تصویر برند برای شما اهمیت دارد، انتخاب گزینه سفارشی‌سازی توصیه می‌شود.

این محصولات تبلیغاتی معمولاً توسط اکثر غرفه‌داران ارائه می‌شوند، اما به دلیل عمومی بودن، احتمال نادیده‌گرفته‌شدن و فراموشی آن‌ها توسط بازدیدکنندگان وجود دارد. برای افزایش ماندگاری، بسته‌بندی این محصولات در یک جعبه برند شده و مرتب می‌تواند تأثیرگذار باشد.

• کارت ویزیت
• بروشور
• لوازم‌التحریر
• ارتقای سطح

برای ایجاد تأثیر ماندگارتر، ارائه محصولات باکیفیت بالا و برنددار به مشتریان ارزشمند خود را در نظر بگیرید. این محصولات با استفاده روزانه، به طور مداوم برند شما را در ذهن مخاطب زنده نگه می‌دارند و احتمال انتخاب شما به‌عنوان اولین گزینه در مقایسه با رقبا را افزایش می‌دهند.

• هدایای برند شده (کیف، لوازم الکترونیکی، ابزار کاربردی و غیره)
• پوشاک چاپ شده (تیشرت، کلاه، چتر و غیره)
• محصولات مصرفی (شیرینی‌جات، ضدعفونی‌کننده، آب و غیره)
• اجرای کمپین بازاریابی پیش از نمایشگاه

برای ایجاد هیجان و انتظار در میان مخاطبان هدف، به‌روزرسانی‌های مرتبط با حضور غرفه شما را منتشر کنید. ارائه اطلاعاتی درباره جذابیت‌های غرفه و تعیین ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند توجه مخاطبان را جلب کند و ازدست‌رفتن فرصت جلوگیری نماید. همچنین، تشویق مشتریان به اطلاع‌رسانی به سایرین، می‌تواند منجر به افزایش بازدیدکنندگان شود.

دعوت شخصی از مشتریان و شرکای کلیدی

ارسال ایمیل‌های شخصی یا تماس مستقیم با مشتریان و شرکای مهم برای اطلاع‌رسانی درباره حضور شما در رویداد ضروری است. تنظیم جلسات حضوری با مشتریان می‌تواند فرصتی برای تأکید بر اهمیت حضور آن‌ها در غرفه شما باشد و تقویت روابط تجاری را در پی داشته باشد.

ارسال دعوت‌نامه‌های ایمیل

ارسال ایمیل گروهی به مخاطبان گسترده‌تر می‌تواند برای ایجاد آگاهی عمومی مفید باشد. هرچند که ممکن است همه مخاطبان حضور نیابند، اما احتمال اشتراک‌گذاری ایمیل و جذب مخاطبین جدید وجود دارد. هدف اصلی، اطلاع‌رسانی درباره حضور شما و تشویق بازدیدکنندگان به غرفه است.

به‌روزرسانی پاورقی ایمیل

بهینه‌سازی پاورقی ایمیل روشی مؤثر برای تبلیغ غیرمستقیم است. برای افرادی که به طور منظم با مشتریان جدید ارتباط ایمیل برقرار می‌کنند، این بخش از ایمیل می‌تواند فرصتی مناسب برای ارائه اطلاعات باشد. استفاده از یک لینک قابل کلیک، دسترسی آسان مخاطبان به اطلاعات بیشتر را تضمین می‌کند.

سخن پایانی

حضور در نمایشگاه فناوری اطلاعات، فرصتی استثنایی برای معرفی آخرین دستاوردهای نرم‌افزاری ما به جامعه فناوری اطلاعات است. با رعایت نکات گفته شده در این مقاله، ما می‌توانیم غرفه خود را به یک قطب جذب مخاطبان تبدیل کنیم و قدمی بزرگ در جهت توسعه کسب‌وکارمان برداریم. پس با ما همراه باشید تا در این رویداد بزرگ، آینده فناوری را رقم بزنیم.