آشنایی با اصطلاحات نمایشگاهی بین‌المللی

جهانی‌شدن تجارت و رویدادهای بین‌المللی، لزوم آشنایی با اصطلاحات تخصصی نمایشگاه‌ها را بیش‌ازپیش نمایان ساخته است. نمایشگاه‌ها به‌عنوان ویترین کسب‌وکارها، فرصتی ارزشمند برای معرفی محصولات، خدمات و ایجاد شبکه‌های تجاری جدید هستند. اما برای حضور موفق در این رویدادها، آشنایی با زبان تخصصی نمایشگاه‌ها امری ضروری است.

در دنیای پرشتاب امروز، شرکت‌ها برای رقابت در بازارهای جهانی، ناگزیر به شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی هستند. این رویدادها نه‌تنها فرصتی برای نمایش توانمندی‌های یک شرکت به مشتریان بالقوه است، بلکه بستری مناسب برای ایجاد ارتباط با رقبا، تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری جدید نیز محسوب می‌شود.

در این مقاله، به معرفی اصطلاحات کلیدی و پرکاربرد در حوزه نمایشگاه‌های بین‌المللی می‌پردازیم. با شناخت این اصطلاحات، می‌توانید به‌راحتی با برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها، غرفه‌داران و بازدیدکنندگان ارتباط برقرار کرده و از تمامی فرصت‌های موجود در این رویدادها بهره‌مند شوید.

غرفه‌های آماده (Shell Scheme Stands) در نمایشگاه‌های تجاری

تقریباً در تمامی نمایشگاه‌های تجاری بخشی وجود دارد که از غرفه‌های آماده (Shell Scheme) تشکیل شده است. این غرفه‌ها توسط مجری رسمی نمایشگاه ساخته شده و به‌صورت ردیفی یا گروه‌های کوچک قرار می‌گیرند. اندازه آنها از غرفه‌های کوچک ۱ در ۱ متر تا غرفه‌های بزرگ‌تر ۸ در ۸ متر و حتی بزرگ‌تر متغیر است. به‌عنوان‌مثال، یک غرفه ۲ در ۱ متر دارای دو لبه‌بلند (معمولاً عرض ۲ متر) و دو لبه کوتاه‌تر ۱ متری (عمق غرفه) است.

یک غرفه آماده از تعدادی دیوار (معمولاً به ارتفاع حدود ۲.۵ متر) تشکیل شده است که تعداد آن از یک تا سه دیوار متغیر است؛ بنابراین، غرفه شما ممکن است فقط یک طرف باز داشته باشد یا کاملاً باز باشد و تنها یک دیوار پشتی آن را از غرفه همسایه جدا کند. برای هر ضلعی که دیوار ندارد، یک قاب برای استحکام کل سازه تعبیه شده است. تمام غرفه‌های آماده همچنین دارای فرش هستند.

شما مجاز هستید هر تجهیزاتی را که می‌خواهید در فضای غرفه خود قرار دهید، به شرطی که از محیط غرفه تجاوز نکند یا از ارتفاع دیوارهایتان بلندتر نباشد. همچنین (در اکثر موارد) می‌توانید برای متمایزشدن از غرفه‌های کناری، گرافیک‌های مخصوص این نوع غرفه‌ها را روی دیوارهای خود بچسبانید.

تابلوهای سردر (Fascia boards)

تابلوهای سردر یا فاشیا، در تمامی اضلاع باز غرفه شما، در امتداد بالای قاب سازه قرار می‌گیرند. این تابلوها، نام شرکت شما و شماره غرفه را نمایش می‌دهند تا شما و بازدیدکنندگانتان به‌راحتی بتوانید غرفه خود را در سالن شلوغ نمایشگاه پیدا کنید.

بنابراین، اگر غرفه‌ای با دو دیواره چتری دارید، دو تابلوی سردر خواهید داشت (در دو ضلع بدون دیوار) و اگر سه دیواره چتری دارید، تنها یک تابلوی سردر در ضلع باز خواهید داشت.

غرفه‌سازی (Stand Build)

در دنیای نمایشگاه‌ها، دو گزینه اصلی برای اجاره فضای نمایشگاهی وجود دارد: غرفه آماده (Shell Scheme) و غرفه‌سازی (Stand Build). برخلاف غرفه‌های آماده که ساختار ازپیش‌ساخته شده‌‌ای دارند، در غرفه‌سازی شما صرفاً یک فضای خالی (زمین) در سالن نمایشگاه اجاره می‌کنید. این بدان معناست که غرفه‌ساز محدود به غرفه‌های از پیش تعریف شده نیست و می‌تواند بر روی این فضای اختصاصی، یک سازه منحصربه‌فرد و متناسب با نیازهای خود طراحی و اجرا کند. به این سازه‌های سفارشی، «غرفه‌سازی» ‌گفته می‌شود.

برای اجرای غرفه‌سازی، ابتدا فرایندی دقیق و حرفه‌ای برای طراحی غرفه انجام می‌شود. سپس، شرکت غرفه ساز منتخب شما، قبل از شروع نمایشگاه به محل برگزاری آمده، سازه غرفه شما را برپا می‌کند و در نهایت، پس از اتمام نمایشگاه، آن را برمی‌چیند.

غرفه‌های نمایشگاهی ماژولار (Modular stands/stand make-overs)

غرفه‌های ماژولار، روشی برای تبدیل فضای پوسته (محوطه ازپیش‌ساخته شده) شما به یک غرفه با ظاهری حرفه‌ای هستند. این ایستگاه‌ها پنل‌های جداگانه‌ای هستند که به هم متصل می‌شوند و می‌توان آن‌ها را برای ایجاد یک‌شکل یا طرح منحصربه‌فرد برای غرفه شما تغییر داد. همچنین می‌توان از آن‌ها به‌عنوان دیوارهای اضافی و همچنین برای نگه‌داشتن صفحه‌نمایش‌های تلویزیون و قفسه‌های آویزان استفاده کرد.

2

روز برپایی نمایشگاه (Set up day)

اکثر نمایشگاه‌ها یک روز برای برپایی دارند که یک روز پیش از بازگشایی نمایشگاه به روی عموم است. برخی نمایشگاه‌های بزرگ‌تر دو یا حتی چند روز برپایی دارند که در هر روز به تعدادی از مشارکت‌کنندگان اجازه داده می‌شود تا غرفه خود را برپا کنند. این کار به‌منظور کنترل رفت‌وآمد افراد و وسایل نقلیه به داخل و خارج از محوطة بارگیری و سالن نمایشگاه انجام می‌شود. استراکچرهای پیش‌ساخته (و به طور معمول غرفه‌های ازپیش‌ساخته‌شده) در یکی از زمان‌های اولیة برپایی، ساخته خواهند شد و این به شما این امکان را می‌دهد که در باقیماندة روز، محموله‌های تجهیزات را تحویل بگیرید و غرفه خود را برای نمایش آماده کنید.

جمع‌آوری نمایشگاه (Breakdown)

“جمع‌آوری”  به‌اصطلاح به چند ساعت پایانی یک نمایشگاه گفته می‌شود که در آن شما باید تجهیزات خود را جمع کرده و تأمین‌کنندگان برای پس‌گرفتن اقلامی که برای نمایشگاه اجاره کرده‌اید، مراجعه می‌کنند. گاهی اوقات، به‌خصوص اگر نمایشگاه تا ساعات پایانی شب باز باشد، این فرایند ممکن است تا روز بعد ادامه یابد، اما در اکثر موارد، سالن‌ها در همان روز کاملاً تخلیه می‌شوند.

اسکنر بارکد (Barcode scanner)

به طور فزاینده‌ای، برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها، اسکنر بارکد را به‌عنوان راهکاری برای جذب بازدیدکننده بالقوه به غرفه‌داران معرفی می‌کنند. اساساً، زمانی که بازدیدکنندگان برای حضور در نمایشگاه ثبت‌نام می‌کنند، یک بلیت با بارکد روی آن دریافت خواهند کرد.  اگر شما یک اسکنر بارکد از برگزارکنندة نمایشگاه اجاره کنید، قادر خواهید بود بارکد روی بلیت بازدیدکنندگان را اسکن کنید که جزئیات آن‌ها را استخراج کرده و به یک بانک اطلاعاتی از سرنخ‌ها اضافه می‌کند که پس از اتمام نمایشگاه به آن دسترسی خواهید داشت. این روشی عالی برای دریافت سریع اطلاعات بازدیدکنندگان شماست، بدون اینکه آن‌ها مجبور باشند در هر غرفه نمایشگاه اطلاعات خود را به‌صورت دستی وارد کنند یا کارت ویزیت ارائه دهند که به‌راحتی گم می‌شوند.

هزینه پذیرایی در غرفه نمایشگاهی (Corkage fees)

هزینه پذیرایی در غرفه نمایشگاهی، در واقع هزینه‌ای است که برخی از برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها برای ارائه خدمات پذیرایی رایگان در غرفه‌ها دریافت می‌کنند. این هزینه به این دلیل است که برای سرو هر نوع غذا یا نوشیدنی، حتی آب ساده، باید مجوزهای خاصی داشته باشید.

دیوارهای تقویت‌شده (Reinforced walls)

اگر قصد دارید تلویزیون یا قفسه‌هایی را روی دیوارهای غرفه پیش‌ساخته (Shell Scheme) خود آویزان کنید، باید دیوارهای تقویت‌شده را به برگزارکننده نمایشگاه سفارش دهید. دیوارهای تقویت‌شده دارای یک پنل اضافی چوبی یا فلزی در داخل خود هستند که استحکام سازه را افزایش می‌دهد و به آن اجازه می‌دهد تا وزن تلویزیون یا کالاهای قرار داده شده روی دیوارهای شما را تحمل کند.

چاپ فومکس و پی‌وی‌سی (Foamex & PVC)

اینها محبوب‌ترین انواع چاپی هستند که می‌توانید به دیوارهای غرفه پیش‌ساخته خود اضافه کنید. این نام‌ها به متریالی اشاره دارند که گرافیک شما روی آن‌ها چاپ می‌شود.

• پانل‌های فومکس (Foamex panels): این پانل‌ها سفت‌وسخت هستند و کیفیت چاپ عالی دارند، اما شکننده می‌باشند؛ بنابراین فقط می‌توانند در یک غرفه نمایشگاه استفاده شوند و در نمایشگاه بعدی قابل‌استفاده مجدد نیستند.
• پانل‌های پی‌وی‌سی (PVC panels): این پانل‌ها بسیار انعطاف‌پذیرتر هستند؛ بنابراین می‌توان آن‌ها را در غرفه فعلی جمع‌آوری کرده و در نمایشگاه بعدی دوباره نصب کرد.

سخن پایانی

با تسلط بر اصطلاحات تخصصی نمایشگاهی، گامی بلند در جهت موفقیت در عرصه تجارت بین‌المللی برداشته‌اید. دنیای نمایشگاه‌ها، فضایی پویا و همیشه در حال تغییر است. با به‌روز نگه داشتن دانش خود در این حوزه، می‌توانید ارتباطات موثرتری برقرار کرده و فرصت‌های تجاری بیشتری را شناسایی کنید. یادتان باشد که نمایشگاه‌ها تنها رویدادهای تجاری نیستند، بلکه پل ارتباطی بین فرهنگ‌ها و ایده‌های نوآورانه نیز هستند.