چک ‌لیست کامل برای غرفه نمایشگاهی

نمایشگاه‌ها فرصت فوق‌العاده‌ای برای بسیاری از صنایع هستند و دلایل فراوانی برای حضور برندها و مشتریان وجود دارد. اگرچه اغلب به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری بازاریابی دیده می‌شود، اما وقتی صحبت از هزینه‌ها می‌شود، ممکن است کمی گران تمام شود!

از اجاره فضا و غرفه‌های نمایشگاهی گرفته تا هزینه‌های سفر و تبلیغات، چک‌لیست حضور در هر نمایشگاه تجاری می‌تواند بسیار مفصل باشد، بنابراین مهم است که وقتی تصمیم به حضور می‌گیرید، آن را به‌خوبی انجام دهید و بیشترین استفاده را از زمانتان ببرید!

در اینجا چک‌لیست نهایی نمایشگاهی شما آمده است.

1. انتخاب نمایشگاه مناسب

با برگزاری هزاران نمایشگاه در سراسر جهان، انتخاب نمایشگاه مناسب بسیار حائز اهمیت است. هنگام انتخاب نمایشگاه بعدی‌تان، حتماً تحقیقات لازم را انجام داده و تاحدامکان اطلاعات جمع‌آوری کنید. بررسی کنید که آیا نمایشگاه موردنظر با استراتژی بازاریابی فعلی شما هماهنگ است و آیا برای مخاطبان هدف شما جذاب است یا خیر. برگزارکنندگان نمایشگاه باید قادر باشند به این سؤالات پاسخ دهند:

• نمایشگاه چقدر معتبر و شناخته شده است؟
• سال گذشته چند بازدیدکننده حضور داشتند؟ (از آن‌ها بخواهید رکورد حضور را ارائه دهند و ببینید آیا این افراد در بازار هدف شما قرار دارند یا خیر).
• نمایشگاه چگونه تبلیغ می‌شود و کدام رسانه‌ها در آن حضور خواهند داشت؟
• چه بسته‌های نمایشگاهی در دسترس است؟ (زمان کافی صرف کنید تا تصمیم بگیرید کدام بسته برای شما مناسب است. بسته‌های اصلی که برگزارکنندگان ارائه می‌دهند، معمولاً شامل فضای خالی یا بسته غرفه آماده است).

2. بررسی رقبا

از برگزارکنندگان درخواست فهرستی از غرفه‌داران تأیید شده کنید و قبل از نمایشگاه رقبا را بررسی کنید. در مورد محصولات، استراتژی‌های بازاریابی و تصاویری که استفاده می‌کنند، اطلاعات جمع‌آوری کنید. از این اطلاعات برای بهبود استراتژی نمایشگاهی خود استفاده کنید. از قرارگرفتن نزدیک به رقبا خودداری کنید و محل دقیق غرفه‌های آن‌ها را بشناسید. رقبا می‌توانند به شما کمک کنند؛ تلاش‌های بازاریابی آن‌ها ممکن است بازدیدکنندگان بیشتری را به نمایشگاه جذب کند.

3. شناخت همسایگان نمایشگاهی خود

به یاد داشته باشید که رابطه‌ای محکم با همسایگان نمایشگاهی خود برقرار کنید. با یکدیگر ارتباط برقرار کنید، برنامه زمانی آن‌ها را جویا شوید و اطلاعاتی در مورد طراحی غرفه‌هایشان به دست آورید.

4. انتخاب فضای مناسب

اگر می‌خواهید در موقعیت پرطرفدار قرار بگیرید، فضای نمایشگاهی خود را هر چه سریع‌تر رزرو کنید. بزرگ‌ترین غرفه‌ای که می‌توانید پرداخت کنید ممکن است بهترین گزینه برای کسب‌وکار شما نباشد؛ بنابراین به‌دقت اندازه فضای موردنیاز خود را بررسی کنید. از برگزارکنندگان درخواست کنید تا نقشه سالن را ارائه دهند و جایگاهی که برای شما مناسب‌تر است را انتخاب کنید. تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید نزدیک به جاذبه اصلی، ورودی، مرکز نمایشگاه یا یک غرفه گوشه‌ای باشید. فراموش نکنید که همسایگان خود، موقعیت رقبا، ستون‌های مزاحم و راهروهای بن‌بست را نیز در نظر بگیرید.

5. ایجاد یک برنامه

شما باید حداقل ۴ تا ۶ ماه قبل از نمایشگاه برنامه‌ریزی خود را شروع کنید. همراه با تیم خود اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید، یک جدول زمانی ایجاد کنید و تمامی فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی کنید. در مورد بودجه، حمل‌ونقل، طراحی غرفه و جزئیات نمایشگاه بحث کنید.

6. تعیین بودجه

برای به حداکثر رساندن صرفه‌جویی هزینه‌ها، طراحی غرفه‌ای را انتخاب کنید که بتوانید از آن به طور مکرر استفاده کنید. هنگام برنامه‌ریزی برای بودجه خود، به یاد داشته باشید که ممکن است نیاز به تخصیص مقداری بودجه برای هزینه‌های اضافی داشته باشید. این هزینه‌ها ممکن است شامل خدمات نصب و جداسازی، مدیریت در محل، هزینه‌های سفر، تبلیغات و هزینه‌های حمل‌ونقل باشد. با برنامه‌ریزی دقیق، می‌توانید از یک نمایشگاه موفق در چارچوب بودجه خود لذت ببرید.

7. انتخاب غرفه نمایشگاهی مناسب

طراحی غرفه شما حیاتی است. طراحی منحصربه‌فرد، گرافیک و محتوای مناسب برای جلب‌توجه حداکثری غرفه شما ضروری است. به‌جای پیروی از روندهای طراحی، باید همیشه به دنبال منحصربه‌فرد بودن باشید. غرفه نمایشگاهی شما باید اصالت خود را حفظ کند و برند شما را بازتاب دهد. برای الهام‌گرفتن، می‌توانید نمونه‌هایی را مشاهده کنید.

8. رزرو پارکینگ

درحالی‌که ممکن است مشغول سازماندهی محل و طراحی غرفه خود باشید، فراموش نکنید که به جزئیات کوچک هم توجه کنید: کارت‌های ورود برای پرسنل، نشان‌های شناسایی و پارکینگ.

نکات بازاریابی نمایشگاهی

تبلیغ قبل از نمایشگاه

برنامه بازاریابی پیش از نمایشگاه خود را تدوین کنید. به مخاطبان هدف خود اطلاع دهید که شما در نمایشگاه حضور خواهید داشت، چه محصولاتی را معرفی خواهید کرد و غرفه شما در کجا قرار دارد. مطمئن شوید که نام محل برگزاری و تاریخ‌های دقیق نمایشگاه را بدانند. نمایشگاه‌ها فرصت‌های عالی برای بازاریابی فراهم می‌کنند. این رویدادها فرصتی برای دیدار با مشتریان قبلی و جذب مشتریان جدید هستند. از کانال‌های مختلف آنلاین و آفلاین برای تبلیغ غرفه خود استفاده کنید.

استفاده از ایمیل مارکتینگ

یک هفته قبل از نمایشگاه، از خبرنامه‌های الکترونیکی استفاده کنید تا به همه اطلاع دهید که در این رویداد حضور خواهید داشت. تمامی جزئیات نمایشگاه و محل غرفه خود را در آن ذکر کنید. اطلاعاتی درباره ویژگی‌های ویژه غرفه، صفحه‌نمایش‌های تعاملی، مسابقات، پیشنهادات ویژه و قرعه‌کشی‌ها را نیز اضافه کنید.

حفظ انسجام

تمامی مواد تبلیغاتی شما، شامل لوگو، رنگ‌های برند، فونت‌ها و پیام‌ها باید با یکدیگر هماهنگ و منسجم باشند. هر آنچه که در تبلیغات خود قرار می‌دهید باید برند شما را نمایان کرده و ظاهر و حس یکسانی داشته باشد.

استفاده از رسانه‌های اجتماعی

از رسانه‌های اجتماعی برای جذب بازدیدکنندگان به غرفه خود استفاده کنید. تصاویر غرفه خود را منتشر کنید، با شرکت‌کنندگان در توییتر تعامل داشته باشید و در گفتگوهای آنلاین شرکت کنید. رسانه‌های اجتماعی مکان مناسبی برای اطلاع‌رسانی به همه درباره حضور شما در نمایشگاه هستند. اگر غرفه شما شامل هرگونه گجت، بازی‌های تعاملی یا مسابقات است، حتماً همه را از این موضوع مطلع کنید! فید توییتر شما باید به طور منظم قبل، حین و بعد از نمایشگاه به‌روزرسانی شود.

ایجاد یک هشتگ

برای غرفه خود یک هشتگ ایجاد کنید. این یک روش عالی برای تبلیغ محصول شما یا برگزاری مسابقه است. اطمینان حاصل کنید که هشتگ منحصربه‌فرد و به‌راحتی به‌خاطر سپرده شود. آن را روی بنرها، گرافیک‌ها و بروشورها قرار دهید. بسیاری از نمایشگاه‌ها هشتگ مخصوص خود را دارند؛ به‌عنوان‌مثال، نمایشگاه International Confex 2024  از هشتگ #confex24 استفاده کرده است. هشتگ رسمی را دنبال کنید و از آن پیش از نمایشگاه و در حین نمایشگاه استفاده کنید تا از آخرین اخبار مطلع شوید و بخشی از جامعه نمایشگاهی شوید.

درنظرگرفتن کدهای QR

اگر می‌خواهید هزینه مواد چاپی را کاهش دهید، می‌توانید به بازدیدکنندگان اطلاعات دیجیتال ارائه دهید. غرفه شما می‌تواند شامل یک کد QR باشد که به‌راحتی توسط شرکت‌کنندگان اسکن شده و آن‌ها را به وب‌سایت یا یک ارائه PDF  هدایت می‌کند.

طراحی غرفه نمایشگاهی

از قانون ۳ ثانیه استفاده کنید: شما فقط ۳ ثانیه فرصت دارید تا اولین تأثیر عالی را بگذارید و توجه بازدیدکننده را جلب کنید. در این ۳ ثانیه باید پیام خود، اینکه چه کاری انجام می‌دهید و چه چیزی برای ارائه دارید را منتقل کنید. همه این‌ها می‌تواند از طریق برندینگ، طراحی غرفه، تصاویر و متن انجام شود. مهم است که طراحی غرفه شما جذاب و چشمگیر باشد.

بهبود هدایای نمایشگاهی

در نمایشگاه‌ها، بازدیدکنندگان هدایای زیادی دریافت می‌کنند که اغلب هرگز استفاده نخواهند شد یا بعد از نمایشگاه در سطل زباله انداخته می‌شوند. هدیه شما باید مرتبط و جالب باشد. چیزی باشد که بازدیدکننده بتواند بارهاوبارها از آن استفاده کند. اطمینان حاصل کنید که تمامی اقلامی که اهدا می‌کنید با لوگوی شما برند شده‌اند.

پیگیری

مهم است که به یاد داشته باشید بازاریابی پس از نمایشگاه تمام نمی‌شود. هر چه سریع‌تر با لیدهای خود پیگیری کنید، شانس بیشتری برای تبدیل آن‌ها به فروش خواهید داشت. باید با مشتریان احتمالی خود در تماس باشید و ایمیل‌های پیگیری را حداکثر تا یک هفته پس از نمایشگاه ارسال کنید.

نکات مربوط به استخدام پرسنل نمایشگاهی

انتخاب نیروی نمایشگاهی

شما نمی‌توانید ترافیک نمایشگاهی را پیش‌بینی کنید، بنابراین همیشه آماده باشید! تیمی از بهترین افراد در صنعت خود را جمع‌آوری کنید و تعدادشان را زیاد در نظر بگیرید! شما فقط می‌توانید با یک نفر در یک‌زمان صحبت کنید، بنابراین اگر مشغول گفت‌وگو باشید، قطعاً نمی‌خواهید توجه فردی که ۱۰ دقیقه است منتظر شماست را از دست بدهید. برای رویدادهای کوچک، حداقل ۲ یا ۳ نفر پرسنل توصیه می‌شود، و برای رویدادهای بزرگ‌تر – یک تیم رؤیایی متشکل از ۵ نفر یا بیشتر انتخاب کنید! به‌هرحال، هیچ‌وقت آماده‌سازی زیاد برای برند آسیب‌زننده نیست، اما آماده‌سازی ناکافی می‌تواند تأثیر منفی بر شهرت آن بگذارد.

آماده‌سازی نیروی نمایشگاهی

قبل از نمایشگاه، پرسنل خود را توجیه کنید. مطمئن شوید که همه درک روشنی از کارهایی که باید انجام دهند دارند. اهداف خود را توضیح دهید و دلیل حضور در این نمایشگاه خاص را برایشان بیان کنید. به آن‌ها یادآوری کنید که قوانین ساده‌ای مانند نخوردن غذا، آدامس جویدن یا استفاده از تلفن همراه را رعایت کنند. از سؤالات باز و جذاب بپرسید.

لباس مناسب برای تأثیرگذاری

پرسنل شما نماینده شرکت هستند و باید اولین تأثیر خوب را بگذارند. اگر پرسنل شما معمولاً یونیفرم ندارند، احساس نکنید که باید برای نمایشگاه در آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید. به‌جای آن، می‌توانید پیراهن‌ها یا لوازم جانبی به رنگ برند خود انتخاب کنید. اگر غرفه شما تم خاصی دارد، ممکن است ایده خوبی باشد که لباس پرسنل با آن تم هماهنگ باشد. لباس پرسنل به بخشی از تبلیغات شما تبدیل خواهد شد، مردم آن را شناسایی کرده و آن را با غرفه نمایشگاهی شما مرتبط خواهند کرد.

یادآوری زبان بدن

با بازدیدکنندگان با گرمی سلام کنید و آن‌ها را تشویق کنید تا غرفه و محصولات شما را بررسی کنند. اگر مجبور به نشستن هستید، از یک صندلی بلند استفاده کنید تا تماس چشمی برقرار شود. به یاد داشته باشید که حالات صورت بسیار مهم است، اطمینان حاصل کنید که تیم شما لبخند می‌زند و به آنچه بازدیدکننده می‌گوید پاسخ می‌دهد.

آموزش نیروی نمایشگاهی

نمایشگاه‌ها شما را در مقابل مشتریان بالقوه قرار می‌دهند، بنابراین آموزش پرسنل قبل از نمایشگاه ضروری است. این کار را یک ساعت قبل از نمایشگاه انجام ندهید، یک روز کامل اختصاص دهید تا ایده‌هایتان را با تیم خود به اشتراک بگذارید و آن‌ها را آموزش دهید. اهداف خود را برایشان توضیح دهید و بگویید چگونه قصد دارید به آن‌ها دست یابید. مطمئن شوید که هر کس اهداف فردی خود را می‌داند. پرسنل خود را در زمینه‌های فروش، خدمات مشتری، شناسایی فرصت‌های فروش و رقبا آموزش دهید. تیم شما باید به محصول شما ایمان داشته باشد و تمام جزئیات آن را بداند؛ از جمله قیمت آن، ویژگی‌های اصلی و مشتریانی که احتمالاً آن را خواهند خرید. معرفی تمرین‌های نقش‌آفرینی ایده خوبی است. تمرین‌های دموی محصول و روش‌های جذب بازدیدکنندگان را انجام دهید. این کار به تیم شما اعتمادبه‌نفس می‌دهد و آن‌ها را برای نمایشگاه آماده می‌کند.

از استخدام بیش از حد پرسنل خودداری کنید

غرفه‌ای با تعداد زیاد پرسنل شلوغ به نظر می‌رسد و ممکن است از بازدیدکنندگان جلوگیری کند. همچنین ممکن است ترسناک به نظر برسد. اگر وارد نمایشگاه شدید و متوجه شدید که پرسنل زیادی در غرفه دارید، همیشه می‌توانید آن‌ها را برای بازدید از رقبا یا برقراری ارتباط با مشتریان خارج از غرفه بفرستید.

درنظرگرفتن پرسنل نگهداری غرفه

بسته به طراحی غرفه شما، ممکن است لازم باشد افرادی را برای نصب و نگهداری غرفه خود در نمایشگاه استخدام کنید. این کار تضمین می‌کند که زمان شما در نمایشگاه بدون استرس و همه چیز به طور روان پیش می‌رود. تیم نصب و جداسازی ما خدمات مناسبی را ارائه می‌دهد.

محرک کردن پرسنل خود

حفظ انگیزه تیم شما ضروری است. یک محیط شاد و سرگرم‌کننده ایجاد کنید و برای عملکرد خوب تیم خود پاداش در نظر بگیرید. اهداف خود را شفاف بیان کنید و به تیم بگویید که چگونه شرکت از نمایشگاه بهره‌مند خواهد شد. پرسنل شما با آگاهی از اهمیت نمایشگاه و میزان سرمایه‌گذاری شما انگیزه بیشتری پیدا خواهند کرد. به پرسنل خود زمانی برای استراحت، صرف ناهار و بازدید از نمایشگاه بدهید.

چک لیست نهایی نمایشگاه

زود برسید

وقتی به نمایشگاه رسیدید، مطمئن شوید که غرفه شما به‌درستی نصب شده و آماده است. اگر غرفه شما شامل ویژگی‌ها و فناوری‌های خاصی است، اطمینان حاصل کنید که همه چیز به‌درستی کار می‌کند. زمانی را برای رفع مشکلات، اعمال تغییرات نهایی و آماده‌کردن پرسنل خود اختصاص دهید. مطمئن شوید که تمام بروشورها، هدایای تبلیغاتی، دفترچه‌ها، قلم‌ها و لیست قیمت‌ها در مکان مناسب قرار دارند. رسیدن زودهنگام به نمایشگاه به شما این امکان را می‌دهد که روز را بدون استرس آغاز کنید.

تأیید حضور پرسنل

مطمئن شوید که همه به‌موقع رسیده‌اند و آماده نمایشگاه هستند. به آن‌ها یادآوری کنید که اهداف فردی‌شان و فعالیت‌های روزانه‌شان چیست. پیش از شروع نمایشگاه یک جلسه سریع با تیم خود برگزار کرده و یک تمرین خشک (آماده‌سازی) انجام دهید.

عکس‌برداری از غرفه خود

فراموش نکنید که در طول نمایشگاه از غرفه خود عکس بگیرید. وقتی غرفه شما شلوغ است، از زاویه‌های مختلف، ویژگی‌های کلیدی و گرافیک‌ها عکس بگیرید. بازدیدکنندگانی که با پرسنل شما و محصولات شما تعامل دارند را نیز عکاسی کنید. در طول نمایشگاه این عکس‌ها را در پلتفرم‌های اجتماعی خود به اشتراک بگذارید و فراموش نکنید که از هشتگ رسمی نمایشگاه هنگام توییت کردن استفاده کنید. همچنین می‌توانید از این عکس‌ها برای تبلیغات بعد از نمایشگاه، بیانیه‌های مطبوعاتی، پست‌های بلاگ یا خبرنامه‌های الکترونیکی استفاده کنید.

استراحت کنید

نمایشگاه‌ها معمولاً یک روز کامل طول می‌کشند، بنابراین بسیار مهم است که شما و پرسنلتان استراحت کنید. علاوه بر استراحت ناهار معمول، به پرسنل خود زمانی برای کاوش در نمایشگاه بدهید. این کار باعث می‌شود که تیم شما کمتر خسته شده و انگیزه بیشتری داشته باشد.

جمع‌آوری داده‌ها

قبل از اینکه به بازدیدکننده بعدی بپردازید، مطمئن شوید که تمام جزئیات فردی که با آن صحبت کرده‌اید را یادداشت کرده‌اید. شامل اینکه به کدام محصولات یا خدمات علاقه‌مند بودند؟ چه چیزی در محصولات شما را پسندیدند؟ در چه شرکتی کار می‌کنند؟ و چگونه قول دادید با آن‌ها تماس بگیرید؟ ممکن است ایده خوبی باشد که یک فرم پرس‌وجوی سریع آماده کنید تا پر شود. این فرم می‌تواند کاغذی یا دیجیتال باشد.

انتخاب بین کاغذی یا دیجیتال

در نظر بگیرید که چگونه قرار است جزئیات لیدها (مشتریان احتمالی) را جمع‌آوری کنید. دو گزینه دارید: فرم‌های کاغذی یا برنامه دیجیتال روی آی‌پد یا کامپیوتر. اگر فکر می‌کنید که پرسنل شما به‌راحتی فرم‌های کاغذی را گم می‌کنند یا جا می‌گذارند، استفاده از راه‌حل دیجیتال می‌تواند ایده بهتری باشد. در این صورت، مطمئن شوید که پرسنل شما دقیقاً می‌دانند چگونه از سیستم استفاده کنند و قادرند سریع تایپ کنند تا مشتریان احتمالی معطل نشوند.

ثبت اطلاعات هر بازدیدکننده

حتی زمانی که غرفه شما بسیار شلوغ است، مطمئن شوید که تمام افرادی که درباره محصولات شما سؤال می‌کنند را ثبت کنید. یک استراتژی برای مدیریت بازدیدکنندگان در ساعات اوج شلوغی آماده داشته باشید، بدانید که فرم‌های پرس‌وجو یا آی‌پدهای شما کجا هستند و آن‌ها را آماده کنید. اگر فرد دیگری منتظر صحبت با شماست، مشتری احتمالی خود را به یکی از همکارانتان معرفی کنید و توضیح دهید که او تمام جزئیات آن‌ها را خواهد گرفت.

گوش‌دادن به بازدیدکنندگان

هنگام شرکت در نمایشگاه مهم است که به یاد داشته باشید فقط صحبت‌کردن کافی نیست؛ باید به آنچه بازدیدکنندگان می‌گویند و درخواست می‌کنند گوش دهید. تلاش کنید تا همه را خوشامدگویی کرده و احساس راحتی کنند.

سخن پایانی

نمایشگاه‌ها فرصت‌های عالی برای معرفی برند شما، ارتباط با مشتریان و گسترش شبکه کسب‌وکار هستند. با برنامه‌ریزی دقیق، آمادگی کامل و رویکردی حرفه‌ای، می‌توانید از این رویدادها حداکثر بهره را ببرید. از انتخاب درست نمایشگاه و غرفه گرفته تا مدیریت مؤثر تیم و جمع‌آوری داده‌های ارزشمند، هر جزئیات می‌تواند تأثیر زیادی در موفقیت شما داشته باشد. به یاد داشته باشید که در نهایت، هدف اصلی شما برقراری ارتباط مثبت و بلندمدت با مخاطبان است. پس با اعتمادبه‌نفس، انرژی مثبت و استراتژی مناسب وارد میدان شوید و نمایشگاه خود را به یک تجربه بی‌نظیر تبدیل کنید.