راهنمای جامع برگزاری نمایشگاه موفق

حضور در نمایشگاه‌های مختلف به صاحبان کسب و کار این امکان را می‌دهد تا مدل کاری خود را ارتقا داده و مشتریان جدیدی به دست آورند. برای تحقق این اهداف هم نیاز به حضور مناسب در نمایشگاه است. در واقع تنها اجاره غرفه نمایشگاهی کافی نبوده و باید به موارد زیادی جهت برگزاری هرچه بهتر نمایشگاه توجه کرد. در این مطلب قصد داریم یک راهنمای جامع جهت برگزاری نمایشگاه موفق ارائه نماییم و به ملزومات شرکت در نمایشگاه اشاره کنیم.

رشد چشمگیر کسب و کار با حضور در نمایشگاه

حضور در نمایشگاه با مزایای زیادی همراه است. زمانی که کسب و کارها در نمایشگاه‌ها حضور پیدا می‌کنند، با تولیدکنندگان، تامین‌کنندگان، مشتریان و کاربران زیادی آشنا می‌شوند. معمولا در حاشیه نمایشگاه‌ها نشست‌هایی با نخبگان و افراد اصلی در همان حوزه برگزار می‌شود و همین امر به تبادل اطلاعات و داده‌ها کمک می‌نماید. با گفتگو و نشست‌های متعدد، فرصت‌های زیادی شکل گرفته و زمینه خوبی جهت ایجاد ایده‌های نوآورانه و همکاری‌های جدیدی به وجود می‌آید. خوب است بدانید که بسیاری از برندهای معتبر امروزی، اعتبار و موفقیت خود را مدیون شرکت در نمایشگاه‌های تخصصی هستند. پس تاثیر شرکت در نمایشگاه جهت رشد کسب و کار را جدی بگیرید.

انواع نمایشگاه و آمادگی‌های لازم برای هر کدام

نمایشگاه‌ها از نظر موقعیت جغرافیایی به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند:

نمایشگاه داخلی

این نمایشگاه‌ها در داخل کشور و برای مردم همان کشور برگزار می‌شوند. در این نمایشگاه‌ها معمولا تولیدات داخلی به نمایش گذاشته می‌شوند تا افراد زیادی نسبت به آنها مطلع شوند. حال شرکت‌ها جهت حضور در نمایشگاه‌های داخلی باید یک سری آمادگی‌های اصلی را در سازمان ایجاد نمایند. قابلیت عرضه نرم افزار در سطح عمومی، توان افزایش تولید، امکان خدمات پس از فروش و پشتیبانی و قیمت رقابتی از مهمترین موارد هستند.

نمایشگاه خارجی و بین‌المللی

نمایشگاه خارجی و بین‌المللی در یک کشور دیگر برگزار می‌شود. هدف از برگزاری این نمایشگاه‌ها شناساندن کالاها و خدمات و پیشرفت‌های یک کشور در حوزه مشخص است. برای شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی نیز به ایجاد آمادگی‌های خاصی نیاز است که مهمترین آنها توان افزایش تولید، امکان بهبود کیفیت، امکان کاهش قیمت، توان رقابت با رقبا، امکانات حمل و نقل زمینی، هوایی، دریایی و خدمات پس از فروش گسترده است.

مهمترین اصول برگزاری نمایشگاه موفق

اگر قصد دارید برای موفقیت در حوزه کاری خود در یک رویداد یا نمایشگاه شرکت کنید، باید پیش از برگزاری نمایشگاه به اصول برگزاری نمایشگاه توجه داشته باشید. توجه به این اصول کسب و کار را در مسیر رشد چشمگیر قرار داده و شانس جهش‌های ناگهانی در مدل کاری را افزایش می‌دهد. در ادامه به معرفی مهمترین اصول برگزاری نمایشگاه موفق می‌پردازیم.

1. تعیین هدف

اکثر شرکت‌هایی که در نمایشگاه حاضر می‌شوند، اهداف قابل سنجشی را برای خود تنظیم می‌کنند. هر چقدر اهداف منسجم‌تر باشند، احتمال تحقق و دست یافتن آنها بیشتر است. برای همین باید روی مهمترین اهداف خود تمرکز کرد. تعیین اهداف قابل سنجش از مهمترین کارهایی است که پیش از شروع هر نمایشگاهی باید انجام شود. در این رابطه هم میتوان به معرفی محصولات یا خدمات به مخاطبان جدید، معرفی شرکت یا سازمان، تقویت تصویر شرکت، تهیه بانک اطلاعاتی، نمایش کالاها و خدمات به شکل واقعی و ملموس، انجام ملاقات و نشست با افراد جدید، ارزیابی رقابت، ایجاد شبکه با متخصصین، ملاقات با مشتریان موجود، قرارگیری در معرض رسانه‌های عمومی و جستجوی نمایندگان و توزیع کنندگان جدید اشاره کرد. همانطور که مشخص است اهداف حضور در نمایشگاه بسیار متنوع هستند و هر شرکتی بسته به چشم‌انداز کاری خود میتواند هدف یا اهداف خاصی را در نظر بگیرد.

2. تحلیل اهداف

پس از تعیین اهداف نوبت به تحلیل آنها می‌رسد. برای تحقق اهداف نیاز به تحلیل‌های مناسب برای آنها است. برای مثال برخی از شرکت‌ها جهت افزایش مشتریان در نمایشگاه حاضر می‌شوند. اما در تامین کالا به شکل ضعیفی عمل کرده و سبب بروز مشکلات زیادی می‌شوند. برای همین باید به تحلیل اهداف پرداخته و بستر مناسب جهت حضور موفق در نمایشگاه را ایجاد کرد. در صورتی که به این مورد توجهی نشود، شانس موفق شدن شرکت در نمایشگاه کاهش پیدا می‌کند.

3. تعیین نمایشگاه

موضوع نمایشگاه از اهمیت زیادی برخوردار است. برخی شرکت‌ها بدون توجه به موضوع نمایشگاه در آن شرکت کرده و هیچ بهره‌ای از آن نمی‌برند. موضوع نمایشگاه باید با اهداف شرکت همخوانی داشته باشد. در غیر این صورت اثر خوبی بر روی کسب و کار ندارد. برای این کار میتوان یک لیست کامل از نمایشگاه‌ها در سال جاری استخراج کرده و موضوع آنها را مشخص کرد. پس از آن با توجه به موضوع نمایشگاه، شهر و غیره میتوان یک یا چند مورد از آنها را انتخاب کرد. لازم به اشاره است که در نمایشگاه‌هایی هم که به طور غیر مستقیم به کار شرکت مربوط هستند میتوان شرکت کرده و از این طریق شانس موفقیت خود را بیشتر کرد.

4. اجاره غرفه با ابعاد متناسب

غرفه‌های نمایشگاه در اندازه‌های مختلفی موجود هستند. البته ابعاد غرفه هیچ ارتباطی با موفقیت در نمایشگاه ندارد و بیشتر از همه غرفه‌سازی نمایشگاه در این زمینه موثر است. حال اگر صاحب کسب و کار بزرگ و معتبری هستید و قصد دارید بر روی تقویت ارتباطات و معرفی بهتر خدمات خود کار کنید، بهتر است به سراغ غرفه‌های بزرگ بروید. تامین کنندگان و برندهای بزرگ دارای مراجعه کنندگان زیادی هستند. از این رو فضای غرفه نمایشگاهی‌شان باید امکان پذیرایی از مهمانان زیاد را داشته باشد. در صورتی هم که کسب و کار کوچک و نوپا باشد، میتوان از غرفه‌های کوچک برای آن استفاده کرد.

5. غرفه‌آرایی نمایشگاه

یکی از اصول مهم در برگزاری نمایشگاه موفق، توجه به غرفه‌آرایی است. برخی افراد این مسئله را نادیده می‌گیرند و یا توجه کمی به آن می‌کنند. در صورتی که غرفه‌سازی نمایشگاه از اهمیت زیادی برخوردار است و تاثیر بسیار بالایی در دیده شدن دارد. برای غرفه‌سازی نمایشگاه میتوان از غرفه‌های از پیش آماده و یا غرفه‌های سفارشی استفاده کرد. جهت تجهیز آنها هم میتوان به سراغ انواع استند، سازه نمایشگاهی، لایت باکس، میز کانتر و غیره رفت.

6. دکوراسیون غرفه

همانطور که اشاره کردیم غرفه‌سازی نمایشگاه از اهمیت زیادی برخوردار است و باید به دکوراسیون و دیزاین آن توجه گردد. مدل غرفه نمایشگاهی باید به شکلی باشد که ماهیت کسب و کار را به خوبی نشان دهد. به طوری که مشتری با نگاه به غرفه به برند و زمینه فعالیت پی برده و نیازی به سوال کردن در این خصوص نداشته باشد. تهیه بنر با طراحی و ابعاد مناسب هم مهم است و میتواند در جذب بازدیدکنندگان تاثیر زیادی داشته باشد. تحقیقات موجود نشان می‌دهد که قدرت تصاویر در انتقال مفاهیم بسیار زیاد بوده و در ذهن مخاطب به خوبی باقی می‌مانند. از این رو با طراحی یک بنر مناسب میتوان نام برند خود را در ذهن مشتری ماندگارتر کرده و دستاوردهای زیادی را به دست آورد.

7. ارائه هدایا یا گیفت‌های نمایشگاهی

به کالاهایی که از طرف صاحب غرفه به بازدیدکنندگان داده می‌شود، گیفت یا هدیه تبلیغاتی نمایشگاه گفته می‌شود. این اقلام میتوانند یک سمپل از محصول و یا یک وسیله همچون ماگ و خودکار باشد. بر روی آنها هم نام و لوگوی برند حک می‌شود تا ماندگاری بیشتری در ذهن مخاطب پیدا کنند. در صورتی که قرار است مجموعه‌ای از آیتم‌ها در داخل کیسه ارائه شوند، بهتر است نام و آرم تبلیغاتی بر روی کیسه درج شود. خود کیسه هم باید کیفیت خوبی داشته باشد و سبب جذب مخاطب گردد. توجه داشته باشید اگر کیسه یا بگ کیفیت خوبی داشته باشد، به احتمال زیاد در محیط خارج از نمایشگاه هم مورد استفاده قرار می‌گیرد. همین امر یک روش بازاریابی و تبلیغاتی غیر مستقیم است.

8. نیروهای غرفه نمایشگاه و آموزش آنها

یکی دیگر از اصول مهم برگزاری نمایشگاه موفق، به کارگیری منابع انسانی متخصص است. در هر غرفه بسته به ابعاد و شرایط باید از یک یا چند نیروی متخصص جهت پاسخگویی به سوالات مخاطبان استفاده کرد. نیروهای اینفورمیشن یا اینفو معمولا در پشت میز کانتر قرار می‌گیرند و به راهنمایی و صحبت با بازدیدکنندگان می‌پردازند. در داخل غرفه هم میتوان از نیروهای دیگری همچون نیروی مترجم، نیروی مهماندار و نیروی خدمات استفاده کرد تا نمایشگاه به شکل بهتری برگزار شود.

نکات طلایی برای موفقیت بیشتر در نمایشگاه

علاوه بر اصول پایه، برخی نکات تخصصی و کاربردی وجود دارد که می‌تواند تأثیر حضور شما را در نمایشگاه به طور قابل توجهی افزایش دهد.

در این بخش این نکات را بررسی می‌کنیم:

استفاده از فناوری‌های نوین در غرفه: امروزه بهره ‌گیری از فناوری‌های مدرن مانند نمایشگرهای لمسی، واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR) می‌تواند جذابیت غرفه را چند برابر کند. این فناوری‌ها به بازدیدکنندگان امکان تعامل بهتر با محصولات و خدمات شما را می‌دهند و تجربه‌ای به یادماندنی خلق می‌کنند.
تبلیغات پیش از نمایشگاه: برای افزایش بازدید و تأثیرگذاری، لازم است از چند هفته قبل از نمایشگاه، کمپین‌های تبلیغاتی هدفمند در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل مارکتینگ و وب‌سایت خود راه‌اندازی کنید. اطلاع‌ رسانی درباره حضور در نمایشگاه و معرفی محصولات جدید باعث جذب مخاطبان هدف می‌شود.
مدیریت زمان و برنامه‌ ریزی دقیق: تنظیم برنامه‌های ملاقات، سخنرانی‌ها و ارائه‌های زنده در غرفه، به مدیریت بهتر زمان و بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند. با داشتن تقویم دقیق فعالیت‌ها، تیم غرفه ‌دار شما می‌تواند با حداکثر تمرکز پاسخگوی بازدیدکنندگان باشد.
تحلیل رقبا در نمایشگاه: نمایشگاه فرصت مناسبی برای بررسی فعالیت‌ها و استراتژی‌های رقباست. با جمع‌آوری اطلاعات دقیق، می‌توانید نقاط قوت و ضعف رقبا را شناسایی کرده و در برنامه‌ریزی‌های آینده خود از آن‌ها استفاده کنید.

اهمیت برندینگ و طراحی بصری در نمایشگاه

برندینگ قوی و طراحی بصری هماهنگ، کلید جذب بازدیدکنندگان و ایجاد خاطره‌ای ماندگار از غرفه شماست. این قسمت به اهمیت هویت بصری در غرفه‌آرایی و نمایشگاه می‌پردازد و یک طراحی منسجم و حرفه‌ای، پیام برند شما را به صورت قوی منتقل می‌کند.

رنگ‌ بندی، لوگو، فونت‌ها و گرافیک غرفه نمایشگاهی باید با هویت بصری برند هماهنگ باشند تا بازدیدکنندگان حس اعتماد و حرفه‌ای بودن را دریافت کنند.

چگونگی ارزیابی موفقیت حضور در نمایشگاه

برای بهبود حضورهای آینده، لازم است میزان موفقیت در نمایشگاه فعلی به دقت بررسی شود.

در ادامه شاخص‌ها و روش‌های ارزیابی عملکرد نمایشگاهی را معرفی می‌کنیم:

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): برای سنجش موفقیت حضور خود در نمایشگاه، شاخص‌هایی مانند تعداد بازدیدکنندگان غرفه، تعداد مذاکرات و جلسات کاری، میزان جذب لیدها (مشتریان بالقوه)، میزان فروش مستقیم یا قراردادهای امضا شده را در نظر بگیرید.
نظرسنجی از بازدیدکنندگان: جمع‌آوری بازخورد مستقیم از بازدیدکنندگان درباره غرفه، محصولات و خدمات می‌تواند به بهبود کیفیت حضور در نمایشگاه‌های آینده کمک کند. این نظرسنجی‌ها می‌توانند به صورت دیجیتال یا کاغذی انجام شوند.

اقدامات موثر پس از برگزاری نمایشگاه

پیگیری مشتریان: معمولا پس از اتمام نمایشگاه، مشتریان بالقوه زیادی پیدا می‌شوند. این مشتریان باید پیگیری شوند تا به مشتری دائمی تبدیل شوند. بهتر است یک هفته پس از برگزاری نمایشگاه با مشتریان تماس گرفته و با آنها مذاکره کرد.
ملاقات با برخی از مشتریان: پس از برگزاری نمایشگاه بهتر است با برخی از مشتریان به صورت حضوری ملاقات کرد. ملاقات هر چقدر سریع‌تر باشد، بهتر است و میتواند منجر به دستیابی به بسیاری از اهداف و رشد برند شود.
تحلیل داده‌ها و ارزیابی آنها: پس از اتمام نمایشگاه باید داده‌ها و اطلاعات جمع‌آوری شده را به صورت گزارش کاری آماده کرد. تعیین نقاط قوت و نقاط ضعف و ارائه راهکار مناسب بوده و میتواند برای نمایشگاه‌های بعدی مفید واقع شود.

چرا باید از خدمات تشریفات نمایشگاهی و تجهیز غرفه استفاده کنیم؟

تجربه و تخصص تیم‌های حرفه‌ای در تجهیز غرفه، می‌تواند نقش کلیدی در نمایشگاه موفق داشته باشد.

آن‌ها با دانش فنی و هنری خود، غرفه‌ای با استانداردهای روز دنیا طراحی می‌کنند که بازدیدکنندگان را جذب و تعامل بیشتری ایجاد می‌نماید.

همچنین پشتیبانی کامل از مراحل قبل، حین و بعد از نمایشگاه را تضمین می‌کنند.

جمع‌بندی نهایی و توصیه‌های کاربردی برای برگزاری نمایشگاه موفق

برگزاری یک نمایشگاه موفق نیازمند برنامه ‌ریزی دقیق، هدف ‌گذاری روشن و رعایت اصول کلیدی است.

انتخاب نمایشگاه مناسب، طراحی غرفه جذاب و متناسب با برند، استفاده از هدایای تبلیغاتی موثر و آموزش نیروی انسانی متخصص، از مهم‌ترین عوامل موفقیت در این مسیر به شمار می‌روند.

همچنین بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و تبلیغات هدفمند پیش و پس از نمایشگاه، تاثیر حضور شما را چندبرابر می‌کند.

پیگیری مستمر مشتریان بالقوه و تحلیل عملکرد پس از نمایشگاه، به بهبود حضورهای آینده کمک شایانی خواهد کرد.

با توجه به اهمیت این موارد و مدیریت درست بودجه، حضور در نمایشگاه‌ها می‌تواند به فرصتی طلایی برای توسعه و رشد کسب و کار شما تبدیل شود.

اگر به دنبال حضور حرفه‌ای و اثربخش در نمایشگاه هستید، استفاده از خدمات تخصصی تیم‌های حرفه‌ای مانند تشریفات سارینا می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت شما باشد.